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事前準備を怠らない
最初のアポイントメントが決まったなら、事前準備として相手先のことをまず調べましょう。いまや中小合わせてほとんどの企業が公式サイトを持っています。
本社住所、従業員数、支社、沿革などがあっという間にわかります。代表的な幹部の名前を検索すると、インタビュー記事などもあれこれ出ていることや、SNSでも公式アカウントを設けて最新情報を発信していることが多く、新しい話題も含めて情報収集には事欠きません。相手も「しっかり調べてくれたんだな」と感じると、親近感や信頼感を覚えます。
逆に最低限のチェックはしないと「事前に調べてもいないんだ」と、ビジネスパーソンとしての能力を疑われます。また、よそよそしい感情を持たれ、信頼もほど遠くなるでしょう。「こちらに関心がない」と思われれば、相手もあなたへの関心を持つ気がなくなるからです。人は相手と同じような距離をとろうと思うものです。
とはいえ、「あれも見ました。これも見ました」と過度の「知ってる」アピールをすると、相手はいきなり距離を詰められたように感じ、かえって煙たがられます。「見やすいサイトなので、勉強させていただきました」という態度がちょうどいいでしょう。
このような事前準備が必要なのは、相手への関心を伝えるアピールになるためだけではありません。相手先の現状や課題の理解、話題や提案の準備にも役立つからです。
第一印象の観点からさらに言うと、そのような情報からは企業文化や価値観のようなものが伝わってきます。たとえば、フォーマルで形式を重んじる雰囲気かオープンでフラットな雰囲気かなどがわかるのです。相手の雰囲気によって、好まれる距離感やていねいさは違います。そこを考えることによって、どのような服装、話し方が適切かをある程度戦略的に選べるでしょう。
ビジネスとしても印象形成の意味でも事前準備を怠りなく
丸山 ゆ利絵
アテインメンツ合同会社代表
プレゼンス・コンサルタント
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