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オンライン会議を円滑にする「資料」の効果的な提示法
オンライン会議のとき、資料を共有画面で見せるのはよくある光景です。
A4の紙にぎっしり書かれた資料をPDFにまとめ、ずらずらっと見せていく人もいます。
若い人は、それでも文章が追えるかもしれません。参加者が若く、文章読解力の高い人ばかりであれば、そんな示し方でも問題ないでしょう。
しかし、50代になると、老眼の人も出てきます。私は65歳ですが、A4サイズのPDF資料を共有画面でスクロールされると、追いつけません。
共有する資料は、会議に参加する年代に合わせて作成する必要があることを痛感します。
また、資料を読みながら会議を進める人もいますが、素人の朗読を長々聞かされるのはうんざりするものです。朗読よりも黙読のスピードのほうが速いので「待ち」の状態にもなってしまいがちです。
全て読み上げなければならないほど重要な情報なら、プリントしたものを事前に渡してくれたほうが理解しやすいはずです。それなら、自分の読むスピードで理解することができます。
とはいえ、ペーパーレスの時代ですし、いろんな場所から会議に参加する人がいるので、「紙ベースで」というわけにもいきません。資料は共有画面で見せるものということが、これからは大前提になっていくでしょう。
そこで、私が考える「全参加者の“折り合い”が付くサイズ」の目安は、Power Point で24Q以上のフォントを使う、というものです。28Q以上ならもっといいです。それなら60歳以上でも見やすいはずです。
もちろん、そこで提示するのは箇条書きに整理したものやキーワードなど、要点だけを抜き出したものにします。
会議ではできるだけ文字情報を減らして、「資料はファイルに保存してありますので、全てに目を通したい人はダウンロードして読んでください」でよいのではないでしょうか。ぎっしり書かれた資料を事前に読み込んでおいてもらいたい場合にも有効な方法です。
【重要！】共有画面での資料提示は、大きめフォントの要点のみで。
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