言った言わないを防ぐためにメールに残す

■こんな時どうしたらいい？ シーン別対処法

▶言っていることがコロコロ変わる

営業職の人などは、こうした取引先に振り回されるというシチュエーションに直面することも多いのではないでしょうか。

この間ほしいと言っていた資料を作って持っていったのに見向きもせず、今度は全く違うことを言いだす……。

そんな取引先には辟易してしまいますね。

こうした相手には、基本的には「責任転嫁してくる人」と同じように対応するといいでしょう。

相手が顧客である以上、「言った」「言っていない」という話になればあなたが不利になるため、きちんとメールに残しておくことが大切です。

自分のためのメモとして残しているだけでは、周囲を味方につける材料としては不十分なので、アポの後にお礼メールと称して依頼内容を確認したり、途中経過の報告で相手にメールを送っておきましょう。

その時点で、「そんなこと言っていない」と返信がきたら、もう一度確認してストップすればいいですし、特に何も返事がないなら進めてもいいということですから安心ですね。

電話で話した内容でも、改めてメールで送っておくことで、内容に相違がないかどうかの確認もできます。

このような対策を打ってもまだ意見をコロコロ変える取引先には、こちらもジャブを打って対抗しましょう。

「この間このようにおっしゃっていたかと思いますが、方針が変わったということで間違いありませんか」

など、はっきり確認することで「何を言っても黙っている人ではない」ことをアピールするのです。

また、できれば1人で対応しないことも大事です。

事前に上司やチームに状況を共有しておき、担当者と1対1ではなく、メールを送る時には双方の上司をCCに入れるなどで巻き込んで、複数で情報を共有しておくようにすれば、大きな問題は防げます。

うやむやにすると毎回同じことをされ、あなた個人だけではなく会社全体の損失につながることもあります。

勇気を持って、具体的に行動してみましょう。

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