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「情報の電子化＝PDF化」の認識では不十分
ここで考えたいのが、電子帳簿保存法に基づいた、情報の電子化です。電子データであれば、物理的な場所を必要としませんし、テレワークでも情報を共有しやすくなります。
しかし、決算書などの情報を電子化するとき、単にPDFデータなどにするだけでは不十分です。
なぜなら、電子帳簿保存法が施行されてからも、紙ベースで書類を保存するのが原則になっているからです。パソコンで作成した会計帳簿も、基本的にはプリントアウトが求められています。
電子データの状態で情報を保存することを認めてもらうには、税務署長に申請を行い、さらに、電子帳簿保存法が規定する一定の機能を備えた会計ソフトを使わなくてはいけません。例えば、「記録事項の訂正・削除を行った場合、それらの事実や内容を確認できる」機能が必要です。
このような機能が備わった会計ソフトには、「電子帳簿保存法対応」と記載があるので、まずはそうした会計ソフトを選びます。さらには、電子帳簿保存法のどの部分に対応しているのか、忘れずに確認してください。
なお、電子帳簿保存法に対応したソフトであれば、タイムスタンプ機能を使うことによって「スキャナ保存」も利用できる可能性があります。例えば、取引先と交わした契約書や請求書、領収書など、これまで紙で保存していた情報をスキャナで読み込んで、タイムスタンプを付与することによりデータとして保存したものが認められるので、ペーパーレス化に役立ちます。
なお、令和3年度税制改正によって、2022年以降は、電子データでの情報管理はさらにやりやすくなります。
この改正のポイントは、税務署長の事前承認制度が廃止され、申請手続きをせずとも最低限の要件を満たせば電子データ保存が認められる点です。
ただ、この改正が行われたのちも、引き続き優良な機能を備えた会計ソフトを使うことをお勧めします。なぜなら、こうした会計ソフトで電子データを保存し、その保存記録に関して申告誤りがあった場合、一定の要件を満たしていれば過少申告加算税が5％軽減されるという措置が導入されるからです。
つまり、会計ソフトの機能次第で、将来的に税負担を抑えられる可能性があります。また、帳簿の信頼性の確保、不正を防止する内部統制の観点からも優良な電子帳簿、優良なスキャナ保存体制の維持は大事であると考えます。
小形 剛央
税理士法人小形会計事務所 所長
株式会社サウンドパートナーズ 代表
税理士・公認会計士
