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周囲の時間を「効率化する」か「ムダにする」の差
組織に属する会社員であれば、「効率的」に業務を進めるためにも、周囲に配慮しながら仕事をする必要があります。しかし残念なことに、一緒に働く周囲のことを意識していない赤字社員がいます。
たとえば、上司とのコミュニケーションを怠り、上司の意図とまったく違うものを堂々と出す「的ハズレさん」。または、上司に叱られるのを恐れ、いつも終業時間前や締め切りの直前に提出してくる「ギリギリくん」。そして、自分一人で仕事をしているつもりの「一匹狼ちゃん」。
このような人たちの仕事は、ほとんどがムダで、その尻拭いを周囲の人がさせられることになってしまいます。一方で、常に周囲のことを意識しながら仕事をしている黒字社員もいます。では実際に、2人の会話を見てみましょう。
・管理部の風景 上司と赤字社員との会話
上司：明日から、どの業務内容にどれだけの時間がかかったのかの業務管理をするために、みんなに業務日報を出してもらおうと思ってるんだ。とりあえず、君の今日の業務内容を入れて、フォーマットを作ってもらえるかな？
赤字社員：わかりました。
※終業時間前ギリギリに、上司にメール送信（CCで同僚に一斉送信）
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「お疲れさまです。ご指示頂きました業務日報を送信しますので、ご確認ください。皆さん、明日から業務日報の提出が必要になりました。とりあえず、本日の業務日報を各自A部長に提出してください」
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同僚：（営業から戻り、メールをチェック）ゲッ、この業務日報って何？ （赤字社員の業務日報を見ながら）こんなに細かいことまで書かないといけないの？ 今日は思いっきり残業だな……。
上司：（メールをチェック）あっちゃー。あいつ、まったく意図を理解してなかったのか～。こんなフォーマットじゃあ、全然、時間の管理ができないじゃないか。あいつ、もう帰っているし……、困ったな～。
・管理部の風景 上司と黒子社員との会話
上司：残業になって悪いんだけど、ちょっと仕事頼めるかな？
黒字社員：はい！ どのような仕事でしょうか？
上司：さっき、みんなにメールがあった業務日報の件なんだけど、あんなフォーマットではなく、無理なく作れるようなフォーマットを考えて欲しいんだ。
黒字社員：わかりました。何がわかるといいんですか？
上司：簡単な業務内容と時間がわかれば、いいんだけど。
黒字社員：（手書きで）それじゃあ、こんな感じのフォーマットで、時間集計できるようにしておけばいいですか？
上司：おっ、このフォーマットはシンプルでいいね。じゃあ、こんな感じで頼むよ。
黒字社員：わかりました。では、このフォーマットで、みんなに今日の業務日報を提出してもらえばよろしいでしょうか？
上司：いや、明日からでいいよ。このフォーマットだけみんなにメール送信しておいてくれるかな？
黒字社員：わかりました。
※すぐに同僚にメール一斉送信
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「お疲れさまです。先ほどのメールにもありましたように、明日から業務日報の提出が必要となりましたが、本日の業務日報の提出は不要です。業務日報のフォーマットは、これから私が作成しますので、出来上がり次第、本日中にメールさせて頂きます。」
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同僚：ホッ、良かった。とりあえず、今日はいらないんだな。
黒字社員：※数十分後、上司にメール送信（CCで同僚に一斉送信）
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「お疲れさまです。明日から提出が必要となる業務日報のフォーマットを送信します。入力例として、私の本日の業務内容を入れておりますので、参考にしてください。」
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同僚：な～んだ。A部長が言ってる業務日報って、こんなシンプルなものだったのか。これなら全然手間もかからずに作成できそうだ。
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