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議事録は作成しない…「効率化」が徹底されているマッキンゼー
私が見てきた中で、マッキンゼーでは、非常に質の高い成果物を短期間で納品しなければならないため、効率化を徹底しており、いかなる無駄も排除しようとします。以下の実例を基に、業務効率化の方法を見ていきたいと思います。
少なくとも私の経験上、マッキンゼー・パリオフィスでは、議事録を作成することはほとんどありませんでした。
前職、日本でコンサルタントとして働いていたときは、毎日のように議事録を書いていたのを覚えています。日本ではフォーマットもしっかり決まっており、かつ誰が何を言ったかなど、会議で話し合われたすべての内容を記録します。議事録作成、そしてそのレビューに毎日のように時間を使い、それが目的になってしまっているように感じました。
一方、マッキンゼー・パリオフィスでは、会議のスクリプトのような議事録は決して書きません。要は会議で決まった決定事項と次のアクションがわかれば良いので、それだけを書き留めます。
内容整理よりも「次のアクション」を優先
会議では、それぞれが自分のためにメモを取ります。全員に決定事項を共有する必要がある重要な会議でない限り、わざわざ内容を整理して全体に共有することは基本的にしません。それよりも、次のアクションを取ることを優先し、効率の良い人はもう会議中に次のアクションを取って終わらせてしまう人もいます。そのくらいみんな忙しく、時間がとても貴重です。
もし会議に来られなかった人がいたら、電話でその人に関わる部分の要約と次のアクションを伝え、その人のために特別にメールにまとめたりはしません。書けば書くほど時間が取られてしまうため、口頭での共有で十分な場合は電話で済ませます。
今では、生成AI機能を使って、文字起こし機能（トランスクリプト）をオンにしておけば、自動で議事録を取ることも可能です。そういった自動化できることは、できる限り自動化するのが基本です。
