出張先での食事代は経費にできる？…税務署が追徴課税を狙う「経費計上」で“認められるケース”と“否認されるケース”の差【税理士が解説】

「交流会」「お疲れ様会」の費用を経費に計上する際の注意点

同業者の交流会に参加した場合の参加費は経費に計上することができる？

情報交換のため、同業者が集まる交流会に参加した場合の食事代は、事業に直接関連した支出として捉えられる場合は、経費計上が可能です。この場合は、交際費として計上するケースが一般的です。

ただし、交流会で交流を深め、交流会後にプライベート目的で食事に行った場合などは、食事代を経費に計上することはできません。

従業員とお疲れ様会を開いた場合の食事代は経費計上できる？

業務の繁忙シーズンが終わったタイミングなどで、従業員をねぎらう意味合いで食事会を開くこともあるかもしれません。そのような場合の食事代は、福利厚生費として経費に計上することが可能です。ただし、社会通念上、1人当たりの食事代があまりにも高額になる場合、税務調査で否認される可能性がある点に気を付けましょう。

個人事業主が食事代を経費に計上する場合の注意点

事業に直接関係する食事代であれば、経費に計上することができます。しかし、裏を返せば、その食事代が事業と直接関連するということを証明できない場合、経費計上が認められない可能性もあるのです。

したがって、食事代を経費に計上する場合には、次の点に注意することが大切です。

領収書やレシートを必ず保管しておく

領収書やレシートは、支払いが発生したことを証明する証拠書類となります。クライアントとの会議にお弁当を支給した場合も接待目的の食事会を開いた場合も、支払った金額や支払った場所を証明する領収書やレシートが必要です。

ただし、会議に出す飲み物を自動販売機で購入した場合などは、領収書を受け取ることができません。そのような場合は出金伝票を作成し、支払年月日や支払った金額、購入したものの内容、単価、本数、会議に参加した相手の名前などを記録しておくと、領収書の代わりとすることが可能です。

食事の相手や目的を記録する

領収書やレシートを保管している場合、支出があったことや支出した金額については証明が可能です。しかし、本当に事業に直接関連した食事であったのかという点については、領収書やレシートだけで判断することはできません。

業務に関連した食事を行うケースがあるのも事実ですが、プライベートでも必ず食事はするものであり、領収書やレシートだけでは、事業に直接関連した食事だと主張することは難しいのです。

そのため、領収書やレシートの裏や別添えのメモで、誰と、何をした際の食事代なのかを、分かりやすく記載しておくことが大切です。

また、取引先の名称だけでなく、会食の目的、参加人数や参加者の氏名なども記載しておくと、税務調査で指摘をされた場の説明に役立つでしょう。