業務効率化による生産性向上実施のポイント、5つ

業務効率化による生産性向上を実施する際のポイントは以下の5つです。

それぞれ詳しく解説していきます。

ポイント1：タスクの優先度を整理する

先ほども述べたとおり、タスクの優先度を整理するのは必要不可欠な工程です。では具体的にどのように整理すればいいのでしょうか。最も多く用いられている手法は、緊急度と重要度の2つの指標を用いて、以下の4つに分類することです。

このなかで扱いが難しいのが「緊急ではないが重要なタスク」です。本来であればポテンシャルの大きい重要なタスクなのですが、締め切りがないために後回しになっているタスクです。タスクの優先度を整理すれば、なにを効率化させて、なにを大事にすべきかが一目でわかるようになります。

ポイント2：ディープワークを追求する

業務効率化による生産性向上では、ディープワークを意識しましょう。ディープワークは深い集中力をキープし、ゾーンに入ったかのように高いパフォーマンスを発揮できる状態を指します。実際、多くの優秀なエンジニアは、時間感覚を喪失してしまうほど仕事に没頭できます。

では具体的にどうすればいいのか。ディープワークで絶対に必要なのは「遮断されない環境」です。つまり、頻繁に会話したり、ディスプレイで通知がなり続けたりする環境で、ディープワークは不可能だといえます。ディープワークを追求する際は、メールや会話のやり取りを一切しない時間を設けるなど、工夫が必要です。

ポイント3：メールやチャットに依存しない

以上のことから、メールやチャットに依存するのはあまり好ましくありません。近年はリモートワークの普及により、非同期コミュニケーションの重要性が高まっています。

しかし、何度も返信する必要のある案件の場合は、会議や電話などの同期コミュニケーションのほうが適している場合があります。メールやチャットに依存するのではなく、電話や会議も含めて、適切なコミュニケーション手段を選択できるようにしましょう。

ポイント4：DXには時間をかける

ゼロからビジネスを構築するならまだしも、一旦完成されているビジネスモデルにITツールを組み込むのは、実に骨の折れる作業です。日本のデジタル庁の取り組みを見ていれば、それがよくわかります。

だからこそ、DXを実施する際は「時間をかけること」を意識しましょう。実際にITツールを導入し、導入後の従業員の再教育を含めると、最低でも3年は必要です。DXは楽に実施できるものではありません。時間をかけて、辛抱強くデジタル化を進めていきましょう。

ポイント5：どの業務を効率化すべきかを見極める

業務効率化による生産性向上を実施する際は、どの業務を効率化すべきかを見極めるようにしましょう。そのためには、現場の業務プロセスを深く見つめ直す必要があります。

業務効率化は、そう簡単なことではありません。会社の規模が大きければ大きいほど、業務効率化には時間がかかります。だからこそ、効率化を実施する前の段階で回収が見込めるかどうかを判断する必要があるのです。

業務効率化の個人目標の設定例

業務効率化の個人目標を設定する際は、まず成果に関する目標を定めるのがいいでしょう。たとえば営業職であれば「前期より成果を〇%上げる」というように目標を設定し、達成に必要な業務効率化を考えていきます。

営業職の場合、どれだけ成約率を高めるかが効率化の鍵になるため、まずはどのタイミングでアポ取りするかを考えるのがいいのではないでしょうか。たとえば、多くの営業マンは9時から5時のあいだにアポ取り作業を行いますが、朝の始業時間と夕方の終業時間を狙い撃ちしてみるのはどうでしょう。

メールの予約送信を利用すれば、1時間をまとめてメール作成の時間にするなどして、業務を効率化できるはずです。

はたしてこの業務は本当に自分がやるべきなのか？

それでは本記事をまとめていきます。

業務効率化による生産性向上は、人手不足に陥るであろうこれからの日本社会で必須だといえます。仕事していくなかで「はたしてこの業務は本当に自分がやるべきなのか？」を自問自答していけば、自然と無駄な業務を見つけられるようになるでしょう。

株式会社識学

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