業務効率化を実現するための施策、5つ

業務効率化が求められる背景に対応し、業務効率化を実現している企業は以下のような施策を実施しています。

それぞれ詳しく解説していきます。

1．タスクを洗い出して優先順位をつける

まずは考えられるタスクを洗い出して、優先順位をつけます。ここでいう「タスク」とは、メイン業務はもちろんのこと、ウォーターサーバーの管理や部屋の掃除など、日常的な雑務も含みます。

そしてタスクを洗い出した後は、重要度と緊急度を用いて、優先順位をつけていきます。この際、タスクの消化方法を考える必要はありません。まずは優先順位をつけることに集中します。どのような業務効率化を実践するにしても、タスクの優先順位付けは必要不可欠な工程です。

2．ITツールを導入する

タスクを消化、または消去できるITツールの導入を検討しましょう。たとえば、Zoomを導入すれば「会議室の予約」を完全に抹消できる可能性があります。また「チャットツールやカンバンボードを導入することで、メールのやり取りをかなりカットできた」というケースも多く見受けられています。

少ない人数で多くの成果を出すためには、ITツールの導入は必要不可欠です。ただし、ITツールの導入によって無駄な仕事が増える可能性も考えられます。「このITツールが本当にタスク消化に役立つのか」を常に意識しましょう。

3．業務マニュアルを作る

ロボットであれば、データを移植することで、すぐにプロフェッショナルな手作業を実施できるようになります。しかし、人間にそんなことはできません。大抵の場合、先輩社員が新人を教育することで、時間をかけながら少しずつできるようになっていきます。

この教育期間のあいだ、生産性が向上することはありません。なぜなら、先輩社員が新人を教育するためにリソースを消化してしまうからです。

そこで業務マニュアルの出番です。業務フローを示したマニュアルを作成しておけば、先輩社員が新人を教育する手間を削減できます。一見すると当たり前のことですが、体系的な業務マニュアルを作成できている組織は、そこまで多くないでしょう。先輩社員にわざわざ聞く必要のない優れた業務マニュアルを作成しておきましょう。

4．ワークフローを見直す

業務のワークフローを根本的に見直すのもいいでしょう。業務1つひとつを効率化するよりも、ワークフローそのものを見直したほうが、大きな効率化が見込めます。ただし、ワークフローを変更することによる再教育の手間は、十分に考慮すべきです。

5．重要度の低い業務を外注する

タスクの優先順位をつけた結果、重要度の低い業務が判明したら、それはなるべく外注するようにしましょう。

たとえば、時給5万円レベルの素晴らしいエンジニアがいたとして、そのエンジニアがオフィスの掃除に1時間かけるのは実にもったいないことだといえます。重要度の低い業務は積極的に外注していきましょう。

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