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報連相はルール作りで徹底させる
そこで、報連相のルール作りが大切になってきます。ルール作りを行うことで、報連相のやり方を属人化させず、社内で統一させることができます。これにより、上司部下や同僚同士のムダないざこざやコミュニケーションコストを削減することができます。以下に報連相を上手く機能させるためのルールをいくつかご紹介していきます。
報連相のルール1：仕事を任せる時点で報告ルールを決め、確認する
報連相が上手くできないのは、いつ、どこで、どのように報連相するかをあらかじめ決めていないことに原因があります。これはつまり、報連相ができない部下の問題ではなく、仕事を任せる上司の問題なのです。
そこで、仕事を任せる際に、報連相の仕方を決めておくことが大切です。会社としては、「部下に仕事を任せる際、このようなことを確認するように」とルールを決めておくことです。具体的には、仕事を任せる際、
・いつ途中の報告を行うのか？（日程だけではなく、時間までを決める）
・どのように報告を行うのか？（メールか、面談か、電話か、等）
といったことを上司と部下で確認し、合意することです。
報連相のルール2：上司は唐突な報告を求めない
仕事を任せ、報告のルールを決めたら、上司は唐突な報告を求めないことが大切です。唐突な報告を求めるとは、部下の背後を動き回り、部下の動きを常に監視し、“どんな調子だ？”と曖昧な質問をすることを指します。
このように部下に対して、急に、また、頻繁に報告を求めることは、非生産的になります。急に報告を要求されても、部下はその準備ができていないため、まともな報告が得られることはありません。そればかりか、状況の一部だけしか見ることができず、誤解を招く可能性もあります。
したがって、報告のルールを決めたら、部下を信頼し、ルールにしたがって報告の機会を待つことです。
報連相のルール3：コミュニケーションツールで報連相の場を創る
最近ではリモートワークも広がり、電話や対面ではなく、チャットなどのコミュニケーションツールで連絡を取り合うことも増えているでしょう。そこで、コミュニケーションツールの運用ルールを決めておくことが大切です。たとえば、
・このスレッドは全社宛、このスレッドは自部門宛に使う
・読んだら確実にリアクションを行う
・リアクションを受けたら、確認したものとして進めてよい
等々です。
報連相のルール4：会議のルールを決める
報連相を確実に行うためには、会議の仕組みをしっかり整えることが大切です。会議は、報告連絡相談の場でもあるからです。大半の会社では、会議に仕組みづくりが必要だと考えられていないため、放っておくと、会議主催者の個人的な勘や経験、そのときどきの感情で会議が進んでしまいます。
そのため、本来、連絡すべきことがあるのに、時間が無くて会議で取り上げられなかった、会議中の雰囲気が悪くて、報告すべきことを報告できなかった、ということが発生してしまうことがあります。これは致命的なミスにつながりかねません。会議にはたとえば以下のようなものが含まれます。
・1on1ミーティング
・週次会議
・月次会議
・四半期会議
これらそれぞれの会議で、なにを議題として挙げ、なにを決めるかを明確にしておくことが大切です。会議についてより詳しいことは以下の記事に載せておりますので、合わせてご参照ください。
報連相のルール5：オープンドアポリシー
オープンドアポリシーは主に「相談」を促すのに大切な考え方です。オープンドアポリシーとは、上司が自分の部屋のドアを解放しておき、部下が気軽に相談できるような風土を作ることを指します。
海外の会社の場合、管理職クラスには、それぞれに個室が用意されていることが多く、このような名前がついています。日本では大半の会社には個室がありませんので、常にオープンの状態といえます。
とはいえ、上司が常に忙しそうにしていては、部下が相談しようという気になりません。そのため、いつでも聞く耳を持っているよ、と伝えておくことが大切です。
報連相のなかでも、相談は、これは相談してもいいことなのか、自分で考えるべきことなのか、と逡巡することが多いことがあります。そのため、気軽に話せるランチの場や非公式なミーティングの場などを用意し、オープンドアを実践することが大切になるでしょう。
報連相ができないのは、ルールが無いから
以上、報連相のルール作りについてご紹介しました。
大切なことは、報連相ができない人がいるからといって、それを本人の資質や能力のせいにしないことです。放っておけば報連相の仕方はバラバラになっていくものなのです。そのため、報連相はあくまで会社側の責任と考え、ここで述べたようなルール作りを実践していくことが求められるでしょう。
清水 直樹
仕組み経営株式会社
代表取締役
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