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DXプロジェクト完遂までの流れ
1． 現在の業務整理と実現したいことの整理
数百人の営業部員が使うシステムの置き換えなので、最初に取り組むべきは現在の業務整理と実現したいことの整理です。これが結果的に、開発ベンダー選定に使用する提案依頼書になります。次の手順で進めるのが効率的です。
まず業務の洗い出しは、営業部員を複数名ピックアップして日次、週次、月次、繁忙期、閑散期での具体的な業務とそれにかかる時間を計測します。実際に観察するのがベストですが、1か月張りつくわけにもいかないので、インタビューやアンケー トを活用しましょう。そして業務のスリム化を目指し、無駄なものは捨て、改善可能なものはリモートに置き換えるなどして業務を仕分けします。他部署とリンクした業務も多々あるので、必要に応じ他部者も調査すべきです。
ここまでできたら実現したいプラスαも考えます。これまでシステム化できていなかった部分、たとえばデータ分析や営業活動で管理できていなかった部分などをプラスしましょう。これで提案依頼書は、ほぼ完成しているはずです。
2． 開発ベンダーの選定
社内に開発チームがあれば、そこで実施することもありますが、ここでは開発ベンダーに依頼することを前提に話を進めます。すでに右記の段階で提案依頼書が固まっているので、開発ベンダーの実績や事例をもとに複数に問い合わせをしましょう。過去につき合いがあり社内事情を知っていて不満がなければ、既存の開発ベンダーを第1候補にしても。
ただ今回の内容ならスマホやタブレット向けの開発ですしシステムの置き換えなので︑複数のベンダーから提案を受けることをおすすめします。
選定方法は、次の通りです。まず提案依頼書をもとに評価基準やリクエストごとのウエイトを決めておき、各ベンダーから提出された提案書の内容や考えておくべき点を評価基準と照らし合わせて選択します。
3．開発状況の管理
システム開発の工程は、要件定義、システム設計、開発、テストと進みますが、発注側はこれらが提案内容通り進んでいるかを管理し、当初の想定での実現が難しい場合、代替案を受け入れるかを決断して進めていく必要があります。全体を統括しつつ、各フェーズで社内向けの調査や調整の依頼を受けるたびに、それを担うのです。
社内向けの調整が進まず全体の工程が遅れることもあるので、すべてを丸投げして進んでいくということもありません。基本的には、開発進捗会議で進めていきます。開発フェーズが進むほど、定例会への参加者が増えていくことが一般的な傾向です。
責任者がすべての進行管理を担当するのは現実的ではないので、発注者側の窓口担当や社内調整担当などを任命し、少なくとも3名以上の体制にするのが望ましいでしょう。最初の業務分析をし提案依頼書作成時にチーム化されているはずなので、そのメンバーを軸に必要な人員をプラスすれば、円滑に進むチームができます。
4．並行稼動
開発が無事にローンチできたら並行稼動です。古いシステムと新しいシステムを並行して現場で使ってもらい、開発中に判明しなかった改善点を見つけていきます。大きなシステムの場合、この並行稼動期間を半年から1年取る場合もあり、そのぶんベンダーを拘束するので予算との兼ね合いが必要です。
並行稼動期間に発注側が注意すべきは、もともとの提案依頼書の内容に沿っているかどうか。足りない部分は要求できますが、並行稼動期間に追加提案を現場から受ける場合もあります。開発ベンダーからすると「当初の計画予算で納品済み」ですから、ここは揉める最大のポイントです。
5．リリース
リリース直後から改善要望を聞いて、新しいシステムを長く活用できるように運用する必要があります。利用するデータの更新があるので、メンテナンスも必要です。DXプロジェクトでは、これらをバージョン管理してシステムでできることを徐々に増やす設計も可能なので、開発ベンダーと協力しながらよりよいシステムに改善する前提で運用を考えてはいかがでしょうか。
まとめ
DXプロジェクトでは短期間かつ小規模にステップを区切って、システムの実装とテストを繰り返して開発を進めていく「アジャイル開発」が基本と言われています。しかし大規模なプロジェクトの場合、最初に決めた全体の設計・計画に従って開発・実装するウォーターフォール型を選択するのもありです。
このプロジェクトは、パソコンでのシステムとは違うスマホやタブレットを活用した設計なので、開発手法まで新しくなると管理が煩ん雑ざつになる懸念もあります。今回は開発ベンダーと上手につき合い、リリースもうまくいきました。スマホで営業管理（日報管理、アポイント管理、顧客情報管理、進捗管理、経費管理など）ができたことにより、営業は入力が簡単になって場所を問わずに情報共有が進み、営業部員全体の売上アップにも繋がっています。
日淺 光博
DXコンサルタント
株式会社日淺 代表取締役社長
