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「電子帳簿保存法」への対応は、人力では限界が
業務を電子化するのはどの業界でも当たり前になってきていると思います。
もちろん建設業界も例外ではありません。
領収書や請求書などを紙ではなく電子データで管理する「電子帳簿」は、大量のデータを省スペースで保管できるうえに検索性も高いなどさまざまなメリットがあり、今や業務効率化に欠かせないものだといえます。
しかしこれまで会社が作成する帳簿書類（見積書、領収書、請求書など）は紙による保存が原則となっており、電子データでの保存を認めてもらうには、修正履歴などが残る特別なシステムを利用し、税務署長の事前承認を受ける必要があったのです。
この運用が、1998年1月1日から適用開始となった「電子帳簿保存法」の改正によって大きく変わっています。
電子帳簿保存法そのものは1998年に施行されていますが、事前承認制度などさまざまな厳しい条件があり、世の中にあまり広まっていませんでした。
そのため、中小企業の多くは従来どおり紙ベースで帳簿を管理しています。これが2021年度の改正でこれまでにない大幅な緩和措置が取られたので、今後は電子帳簿保存が急速に浸透していくと考えられます。
電子帳簿保存が使いやすくなったことで、ペーパーレス促進などのメリットが期待できますが、一方で注意点もあります。
「電子保存の義務化」に対応するための細かいルール
それが「電子保存の義務化」の問題です。例えば取引先から電子メールで請求書のデータを受け取ったとします。これまではその請求書データをプリントアウトして会社のファイルにつづっておけば問題ありませんでした。
ところが2022年1月以後は、このようなケースでは紙による保存が認められません。電子データで受け取ったものは、紙ではなく電子データの状態で保管しなくてはならないのです。
このほか、Amazonや楽天などのECサイトで商品を購入した場合、紙の領収書は発行されないのでデータ保存が必要です。注文履歴などをプリントアウトするのではなく、あくまでデータで保存しなくてはいけません。
電子データをいったんプリントアウトしてスキャナ保存することもNGです。取引先から電子メールで送られた請求書をプリントアウトして、これをスキャナ保存するようなことはできないのです。
しかも、取得した電子データはただ残しておけばいいというものではなく、次のように設定を行い後から探せるようにしておかなくてはいけません。
併せて、データの訂正削除を防止するための事務処理規定を作成し備え付けることも求められます。
１，取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
２，日付又は金額に係る記録項目について、その範囲を指定して条件を設定できること
３，2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
こうした作業を一つひとつの電子データに施すのは大変です。ペーパーレスにして効率化できるかと思いきや、かえって時間がかかってしまう恐れがあります。
会社によっては処理すべきデータが毎月何百件になることも考えられ、これを一つひとつ手作業で行うのは現実的ではありません。
これまでのように紙の保存も継続しつつ電子データ保存も行おうとすると、ただでさえ人手不足の建設会社では処理できるはずがありません。
かといって従来どおりの紙保存を続けていたら、税務調査により経費が認められなかったり、青色申告の承認を取り消されたりする恐れがあります。
ではどうすべきかというと、電子帳簿保存に対応したシステムを利用することが効果的です。マンパワーに頼るよりもシステムにより効率的に電子データを記録し、電子データを後から探せる環境を整えるほうが合理的だからです。
残業上限の規制が始まるわけですから、人海戦術でなんとかしようと考えず、今こそ根本的に会社の電子保存に取り組むべきだと思います。
なお、電子帳簿保存法の改正は2022年1月に施行されましたが、2年間の猶予措置が急遽設けられました。そのため、やむを得ない事情がある場合に限って2023年12月31日までは電子データではなく書面での保存も容認されています。
今回の電子帳簿保存法の改正をきっかけに「会社の情報は紙ではなくデータで残す」と意識を切り替え、システム化などの準備を進めていくべきです。
