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マネジメントの適正人数を超えたときの対処法
マネジメントの適正人数を超えてしまったら、以下の5つの対処法を実施する必要があるでしょう。
・部下を育成する
・業務マニュアルを作成する
・管理職の権限を譲渡する
・DXを検討する
それぞれ詳しく解説していきます。
1．管理職を増やして部下を減らす
マネジメントの適正人数を超えたら、まずは管理職1人当たりの業務削減を目指すべきです。そのためには管理職を増やして1人当たりの業務を分散させるか、部下を減らして業務量を削るのがベーシックな選択だといえるでしょう。
管理職を増やす際の注意点としては、責任や指揮権の所在を明確にする必要性があげられます。管理職が複数いる状態で責任が分散されている状態では、意思決定にロスが生じ、スピーディーに業務を進めることが難しくなります。また、部下も誰についていくべきかがわからなくなってしまうでしょう。
一方、部下を減らす際の注意点として、業務をどのように割り振るのかを事前に決めておくことがあげられます。部下を減らすということは、その部下の業務を誰かしらに引き継ぐ必要があるので、それを明確にしてから部下の人数を削減すべきです。
また、国内企業の多くは、従業員を退職させることが難しい状況です。そのため、基本的には他のチームに異動させることを検討すべきでしょう。
あわせて、メンバー脱退による雰囲気悪化を防ぐために、チームメンバーに人数削減の理由を丁寧に説明すべきです。
2．部下を育成する
長期的な戦略にはなりますが、部下を育成するのも選択肢の1つです。部下をしっかり育成して自律的に業務を遂行してくれるようになれば、管理職の負担も大きく削減されます。
ただし、あくまでも長期的な取り組みになるため、管理職の負担を短期的に削減することはできないでしょう。そのうえ、部下が一人前に育ったとしても、企業の方針でチームから異動させられる可能性もあります。
企業全体にとっては大きな利益となる選択だったとしても、チームの管理職の負担軽減という観点では好ましくないケースです。
部下を育成していたら結果的に管理職の負担が軽減されることは、もちろんあります。しかしだからといって、管理職の負担軽減だけを目的に部下を育成するのは非効率的だといえるでしょう。
そして管理職は責任を持って部下を育成する必要がある立場です。常に部下の育成には力を入れましょう。
3．業務マニュアルを作成する
管理職の業務を削減するために、業務マニュアルを作成するのもいいでしょう。業務マニュアル作成に少々時間を使いますが、それ以上の業務削減が見込めます。
わかりやすい例だと、アルバイトがあげられます。もしあなたが店長だとしたら、新人アルバイトが入るたびに指導するのはかなり面倒くさいはずです。そこでアルバイトの業務内容を体系的にまとめたマニュアルがあれば、それを差し出すだけで大まかな指導は完了できます。あとは細かい部分だけを先輩アルバイトに指導させるだけです。
それと同じように、企業内の業務においてマニュアル化できるものは、とことんマニュアルにしましょう。そしてそれは必ずしも管理職が作成する必要はなく、経験のある部下に作成を依頼しても問題ありません。マニュアルを作成して、人材育成の効率化を図りましょう。
4．管理職の権限を譲渡する
管理職は組織の責任者であるため一定の権限を有しています。しかし、言い方を変えればチームにおける権限が管理職のみに集中していて、それが意思決定のロス発生に繋がっているという解釈もできるでしょう。
そこでいっそのこと、管理職の権限の一部を部下に譲渡するのも手です。もちろん、管理職の権限を譲渡するのにはリスクがあるため、信頼できる部下にのみ権限を譲渡します。
これであれば、部下の自己判断で業務を進めることができるため、管理職の業務が軽減されるようになるでしょう。管理職は部下を信用して仕事を任せていく姿勢が大切です。
もちろん、信頼できる部下にするための人材育成にも力を入れるべきでしょう。
5．DXを検討する
どうしても管理業務が全然こなせないようであれば、DXを検討するのがいいでしょう。
DXとはデジタルトランスフォーメーションの略称で、直訳するとデジタル改革です。DXはデジタル技術を活用した業務の効率化だけでなく、組織構造やビジネスモデルの変革まで担う領域です。
よく勘違いされているのが、従業員の仕事をデジタルで代替することがDXだと考えられていることです。これはDXではなくデジタライゼージョンと呼ばれる領域で、DXではありません。
DXの本質は、デジタル技術の活用による組織構造の変革です。つまり、デジタル技術を活用して組織構造の無駄を取り除くのが本命だと考えられます。
そのため、適正人数を超えてしまった場合にDXは非常に効果的です。DXによってどのような組織構造が最適なのかをいまいちど考え直し、それを実行することができれば、管理職の業務は大きく削減されるようになるでしょう。
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