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組織における「ルール」の重要性
本題に入る前に、ルールがなぜ大切かについて述べておきます。ルールは組織の内と外をわける境界線になります。ルールを意識し、行動していると、社員は、「自分はその組織の一員である」という帰属意識を持つようになるのです。
帰属意識を持った社員は、会社が窮地に陥れば、社長とともにそれを乗り越えようと力を貸してくれます。会社がいまよりよくなるにはなにが必要かを考えてくれるでしょう。当然、そういう社員がたくさんいる会社は強いです。ルールがあってしっかり守られている組織ではそのようなメリットを享受できます。
そして、ルールがあり、それがしっかり守られている組織には規律があります。企業では日々新たな施策や、商品が生み出されていきますが、それが本当に必要なのか、うまくいくのかはやってみないとわからないですよね。
うまくいかなければすぐに止めたいですし、時間をかければうまくいくのであれば結果が出るまで待ちたいところですが、規律がある組織では、この判断が早く正確にできる確率が上がります。仮にうまくいかなかった場合、その理由は2つ考えられるわけです。1つはその施策自体がまずい場合、もう1つは実行者がしっかり実行しなかった場合のいずれかです。
このとき、規律のある組織では、後者の可能性を消すことができます。つまり正解にたどり着くまでのスピードが速くなるのです。しっかりとルールが設定され、それが順守されている組織にはこのような強みがあるのです。
ですから、もし現状ルールがない、もしくは整備されていない、あっても形骸化しているという組織では、これを整備し、周知し直し、順守状況をよくしていくところから試してみましょう。
ルールを「守らない社員」がいる場合にやるべきこと
1．ルールの「仕分け」
ここまでの前提を踏まえ、ルールを守らない社員がいるときに行いたいことは、「ルールの仕分け」です。ルールには「守ろうと思えば誰でも守れるルール」とそうではないルールがあります。前者はたとえば挨拶や、整理整頓、または時間厳守や身だしなみなどに関するルールです。後者は「売り上げ」などのルールですね。それをしっかり仕分けて設定してください。
つまり最初の対応は、設定者側がルールを見直し、守れていないように思われる部下が「本当にルールを守れない部下であるかどうか」を再度確認する、ということになります。
2．ルールの「形の整備」
その仕分けが終了したら、次に「ルールの形の整備」をしましょう。設定されているルールを漏れなく「守れているかいないかの認識のずれが発生しない形」にするのです。
たとえば、「整理整頓をする」というルールについて考えてみます。整理整頓ができている状態というのは、人によって基準が違いますよね。また、都度整頓しないと気が済まない人もいれば、最後に1度すれば十分と思っている人もいます。
ここで、「整理整頓なんかこうするのが当たり前だろ」とか「なんでわかんないんだ」と感情的になってしまう人がいますが、残念ながらこれをわからせるのは無理です。その代わり、ルールの形を整えましょう。
社員同士で認識がずれないルールにするには、「期限」と「状態」を明確にします。たとえば「退勤時には机の上に一切の物がないようにすること」のようにです。会議室などを使用後に整頓させたいときは、整頓された状態の写真を張っておいて、退出時には「この状態に」とするのもよいでしょう。そうすれば「ルールを守っているかどうか」の認識は、社員のあいだでずれません。
このように、守ろうと思えば守れる環境にしていくことを心がけてください。
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