迫る2023年10月…「会計システムを更新」すれば済む話ではない！甘く見ると大変なことになる「経理」の“避けては通れない現実”

経理DXへの移行順序の理想と現実

理想の経理DXの進め方は「経理部内→社内業務→社外取引」

経理DXは、本書で説明しているとおり、次の順に取り組むのが理想的です。

忙しい日常業務を処理しながら、並行して新しいデジタル化に向けての仕事に取り組むのは大変です。毎日フルタイムで経理業務を担当しているとしたら、残業しないと回らなくなってしまいます。

ですので、まずやらなければならないのが、現状の経理部内の時間がかかるアナログ作業をやめることです。何かをやめないかぎり、新しい仕事はできません。「キャッシュレス」「ペーパーレス」「ハンコレス」にすることにより、現金・紙・ハンコでの作業時間を削減し、時間を創出するのです。

次に、創出された時間を使って、経理に関連する社内業務（経費精算、仕入支払、売上回収）のデジタル化に取り組みます。

経理部内でのデジタル化の効果を社内にアピールしながら、他部門と協力して社内のアナログな書類申請等の作業をデジタル的なワークフローの仕組みへ置き換えて、部門間で電子データを連動していきます。

最後の仕上げが、顧客や取引業者からの請求書や領収書のデジタル化です。この段階では、すでに経理部や事業部において基本的なデジタルデータの共有と連携の仕組みができているので、電子取引や紙書類のスキャナ保存にも容易に対応が可能です。

大事なことは、アナログ作業をやめながら時間に余裕を作り、空いた時間で次のデジタル環境を整備しながら進めることです。そうすれば、スムーズな経理DXが実現できます。

【図1】経理DXへの移行順序［理想］

現実は多方面からのデジタル化要請でパニック

残念ながら、理想的な経理DXの進め方をしている会社は少なく、全体的には2割以下です。

では、8割以上の会社はどうしているのでしょうか？　デジタル化をしなければいけないという課題は理解していますが、毎日のアナログ的な経理事務が忙しくて着手できていません。

現状のまま何も変わらなければ、そのままで問題ないのですが、周りがどんどん変化していきます。

経理の仕事に最も大きな影響与えるのが、法律の改正です。電帳法改正（2022年）、消費税のインボイス制度の導入（2023年）は避けて通れません。使用している会計システムを、単純にバージョンアップすれば済む話ではないのです。社内外のあらゆる取引に影響を及ぼすからです。

今後、顧客や仕入先、取引業者とのやりとりが電子取引になり、電子インボイスになっていきます。支払いや入金の電子決済も加速していきます。各社の多様なシステムから電子データが経理に届き、さまざまな電子取引のデータ形式への対応が求められます。

インボイス制度になると、会社が発行する請求書や領収書の形式がすべて変更になります。それに対応して、各部門がそれぞれ勝手に業務システムを改定すると、会計システムとデータ連動しないという事態が発生し、余計な経理事務が増えることになります。

こうして経理より先に、社内外のペーパーレス化が進み、多方面からデジタル対応の要請が急増していきます。紙の請求書や領収書と電子取引が、バラバラに売上／仕入／経費の申請書類に添付されて、ワークフローシステム経由で経理に送信されるようになっていきます。

【図2】経理DXへの対応状況［現実］