書類を電子データで保存する

「電子帳簿保存法」とは、税法で保存が義務づけられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律のことです。

この電子帳簿保存法は2022年1月に大幅な変更がありました。主に「電子帳簿等保存義務」、「スキャナ保存」、「電子取引データ保存」の3つから成るので、それぞれ順番に内容を確認していきましょう。

電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを電子データのまま保存することを指します。これは義務ではなく、会社の判断で、紙での保存、またはデータでの保存を選択できます。

スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。取引先などから受け取った紙の請求書や領収書などを、スキャニングして保存することを指します。こちらも義務ではありませんので、紙保存のままでも問題ありません。

電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。領収書や請求書をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、データのまま保存しなければなりません。

ネット通販の領収書や、メールに添付された請求書などが該当します。これらについては、紙に出力して保存することが認められなくなりましたので注意が必要です。ただし、2023年12月末までは紙での保存も可能です。

電子データ改ざん防止の対策をする

帳簿や書類を電子データで保存すると、書類の保存スペースが減るため、生産性向上をはかる上でとても有益といえるでしょう。

しかし、電子データの保存には気をつけなければならない点があります。それは「改ざん」です。そのため、改ざん防止などの対策として、データの保存には次のような要件を満たす必要があります。

1. システム概要に関する書類の備え付けを行う
2. 見読可能装置の備え付けを行う
3. 検索機能の確保をする
4. データの真実性を担保する措置をとる

1. は、会計ソフトなどのマニュアルを保管することで解決します。
2. は、データを確認するためのPCやソフトを管理しておくことで要件を満たします。
3. は、保存するデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」などの条件によって検索できる状態にしておく必要があります。
4. は、次のいずれかの対応が必要になります。

• タイムスタンプが付されたデータを受け取る
• データに速やかにタイムスタンプを押す
• データの訂正や削除が記録される、または禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
• 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備、運用する

電子データを安全に保存するために、さまざまな対応をしていきましょう。