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無人の受付では、どんな振る舞いが「正解」なのか？
●訪問時のマナー
①建物に入る前に防寒具を脱ぐ
コートやマフラー、手袋などは建物に入る前に入り口で脱ぎ、コートは裏返しにして腕にかけ、小物類はバッグにしまいましょう。
②取り次ぎを依頼する
受付に着いたら挨拶し、自分の会社名と名前を名乗ります。担当者の部署、名前、約束の有無を伝えます。
③下座で待つ
応接室や会議室に案内されたら、入り口近くの下座で待ちます。案内人に「どうぞおかけください」と言われたら、担当者が入ってきたらすぐに立ち上がれるように浅く腰掛けて待ちます。バッグは床に置くのがマナー。
④名刺入れや書類を準備
担当者が入ってきたらすぐに立ち上がり、身体全体を向けて挨拶します。名刺交換がスムーズにできるよう準備しておきましょう。
営業職で新規開拓の場合は、アポイントなしで訪問することもあります。受付で訪問を断られることも多いものですが、あくまでも丁寧に、担当者に名刺を渡してもらうようにお願いするとよいでしょう。図々しい、自分勝手などの悪い印象が残らないよう、話し方や態度には十分気をつけます。営業の内容によっては後日連絡し、お時間をいただきたい旨を伝えます。
●無人の電話受付での対応
無人の電話受付の場合は、近くにある電話番号一覧で調べて電話をします。電話であっても丁寧な口調で、自分の会社名、名前、担当者の部署、名前、約束の有無と時間を伝え、取り次ぎをお願いします。イスがある場合は座って待機しても構いませんが、担当者がいつ来てもすぐに対応できるように十分に目配りをしておきます。携帯電話の操作などはせず、姿勢よく静かに待つのがマナーです。
●ロビーでの待機の仕方に注意
★見られていることを意識する
無人であっても監視カメラなどで受付やロビーが社内に映し出されていることもあります。待機する際の態度にも気をつけましょう。また、ほかの訪問客の邪魔にならないように、イスを占領しないなど周囲への配慮もしましょう。
★くつろぎすぎないよう注意
担当者を待っている間、携帯電話の操作に集中しすぎたり、脚を投げ出したり、ソファの背もたれによりかかったり、くつろぎすぎた印象にならないようにしましょう。担当者が来たらすぐに立てるように、緊張感をもって待機します。
会社を出るときは大丈夫でも、雨や風、暑さなどで髪型が乱れたり化粧が落ちたり、靴に汚れがつくこともあります。担当者にお会いする前には、必ず化粧室などで全身の身だしなみチェックをしましょう。
中山 佳子
株式会社フィールドデザイン 代表取締役
一般社団法人書道能力開発協会 理事長
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