新入社員が手間取りがちなビジネス文書作成ですが、ポイントを掴めば、驚くほどスムーズに仕上げられます。社内外から信頼を得るビジネス文書作成術を、元トヨタ自動車人事室の採用・教育経担当、中山佳子氏が解説します。※本記事は、『スマートに働くための ビジネスマナー基本集』(大泉書店)より抜粋・再編集したものです。

ビジネス文書に求められる役割は、社外と社内で違う

【情報や意思を正しく伝達し、記録に残す】

 

仕事を円滑に進めるためには、多くの情報を正確かつ迅速に伝える必要があります。口頭の伝達だけでは、忘れられたり、聞き間違えたり、情報の伝達過程で内容が変わってしまうこともあるため、情報を文書化して記録として保存することはとても大切です。伝える目的と相手意識をもって、正確に要領よくまとまった文書作成の技術を身につけましょう。

 

●ビジネス文書の種類

 

 ①社外文書 

 

社外文書は担当者個人が作ったものでも会社の意向として発信されるため、その内容の責任は会社がもつことになるので、間違いのないよう正確に書きます。また、相手への誠意と敬意を伝える言葉づかいや儀礼的要素も必要です。日付や金額などには十分注意し、発信前にも再度確認してから送りましょう。

 

★取引に使うもの:契約書、仕様書、提案書、注文書など

★金銭に関するもの:請求書、領収書、督促状など

★連絡で使うもの:案内状、依頼書、移転連絡など

★社交的に使うもの:挨拶状、招待状、礼状など

 

 ②社内文書 

 

社内文書はわかりやすさ優先であることが特徴です。パッと見てスムーズに内容が読み手に理解できるようにシンプルにまとめます。そのため、敬語表現も必要最低限にとどめ、挨拶の言葉も省きます。

 

★指示命令目的のもの:社達・通達、指示書など

★連絡で使うもの:通達書、回答書、依頼書、案内書など

★報告で使うもの:調査報告、出張報告、日報、月報など

★決裁を求めるもの:稟議書、企画書など

★記録目的のもの:議事録、統計類、勤務や経理データ等の記録簿など

 

 

●気をつけるべき文書の取り扱い

 

社内文書には、個人情報の記載や重要な機密文書など、高い情報管理が求められる内容が多いため、取り扱いには十分気をつけましょう。基本的に社内文書のすべては社外秘なので、社外に持ち出してはいけません。

 

★主な機密文書の種類

極 秘:社内であっても、取り扱いには十分注意しなければならない文書

部外秘:特定の部署以外には見せてはいけない文書

 

(※画像はイメージです/PIXTA)
(※画像はイメージです/PIXTA)

 

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