取引先への印象がバツグンによくなる、新入社員の「ふるまい」

他社へ訪問する際、注意すべきは当日だけではありません。取引先と良好な関係を築くためにも、訪問に向けて事前準備を怠らないことが非常に重要です。新社会人がおさえるべき、忘れてはならない段どりや基本的なマナーについて、トヨタ自動車人事室での採用・教育経験もある中山佳子氏が分かりやすく解説します。※本記事は、『スマートに働くための ビジネスマナー基本集』(大泉書店)より抜粋・再編集したものです。

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話の運び方から、資料の内容まで…ひと通りの確認を

【事前の準備とリサーチを念入りに】

 

訪問するということは、相手から貴重な時間をいただくことでもあります。無駄な時間のないように、話の進め方を考え、使う資料の準備をしっかりしておきましょう。話の内容によってはパソコンやタブレットを持参して、画面を一緒に見ていただくほうが理解を促しやすいこともあります。また、公式サイトで訪問先企業の最新ニュースや商品サービスなどの情報を確認しておきましょう。身だしなみを整え、約束の時間に遅れないよう余裕をもった行動をします。

 

●アポイントのとり方

 

 ①担当者につないでもらう 

 

まずは電話で会社名、所属名、氏名などを伝え、担当者に電話をつないでもらいます。担当者が不在の場合は、戻り時間を聞いてかけ直しましょう。

 

 ②目的を告げる 

 

どのような目的で相手に会いたいのかを具体的に、明確に伝えます。内容が曖昧になったり、自信がなさそうな印象にならないようにハキハキと話します。

 

 ③日時と場所を決める 

 

実際に訪問する日時を約束します。相手の都合を聞いて、候補日を複数あげてもらうと、調整しやすくなります。日時などが決まったらお礼を伝えてから電話を切ります。

 

 ④リマインドメールを送る 

 

約束の前日に、リマインドメール(再確認メール)を送ると丁寧な印象になります。

 

●訪問前にするべきこと

 

 ★情報の確認をする 

 

前回の打合せでどこまで進んでいるか、確認事項は何か、先に伝えるべきお礼や謝罪はないかなどを確認しておきます。また、訪問先の企業の公式サイトで最新の情報をチェックしておくと、打合せ本題の前の話のきっかけになり話がスムーズに進められるなど、メリットもあります。

 

 ★約束の10分前には着く 

 

ビジネスシーンでは時間厳守がマナー。5~10分前には先方に到着するようにしましょう。携帯電話は電源を切るかサイレントモードにして、音がまったく出ない状態にしておきます。

 

[Check]
●交通情報をチェックする
●路線情報などで一番近いルートを確認する
●20分前には訪問先近くで待機

 

 ★忘れ物がないかチェック 

 

説明に使う資料は人数分あるか、パソコンやタブレットを持参する必要があるか、名刺は十分な枚数があるかなどをしっかり確認しましょう。

 

[Check]

●名刺入れ、書類や資料、筆記用具、携帯電話

 

【訪問先に遅れそうになったら】

電車の遅延などで、やむを得ず遅れそうになったら、相手先に電話で連絡し、何分後に着けそうなのかを伝えます。無断で遅れるのはマナーに反するので、遅れるとわかった時点で必ず連絡しましょう。

 

(※画像はイメージです/PIXTA)
(※画像はイメージです/PIXTA)

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株式会社フィールドデザイン 代表取締役
一般社団法人書道能力開発協会 理事長 

トヨタ自動車人事室での採用・教育経験から、トヨタ流指導術を習得。秘書部への異動後は、役員秘書として国内トップレベルのビジネスマナーやコミュニケーション力を身につける。

2010年には研修会社「株式会社フィールドデザイン」を設立し、トヨタのリーダーシップ、ビジネスマナー、コミュニケーション研修などを手掛ける。大学での指導やテレビ出演、新聞雑誌の掲載も多数。

著者紹介

連載新社会人必修「マナーの型」を完全網羅!スマートに働くための新常識

スマートに働くための ビジネスマナー基本集

スマートに働くための ビジネスマナー基本集

中山 佳子

大泉書店

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