新型コロナウイルス感染症の流行拡大を踏まえた契約書の作成・取締役会の開催等に関する実務対応

本記事は、西村あさひ法律事務所が発行する『企業法務ニューズレター(2020/4/10号)』を転載したものです。※本ニューズレターは法的助言を目的とするものではなく、個別の案件については当該案件の個別の状況に応じ、日本法または現地法弁護士の適切な助言を求めて頂く必要があります。また、本稿に記載の見解は執筆担当者の個人的見解であり、西村あさひ法律事務所または当事務所のクライアントの見解ではありません。

 

※本ニューズレターは、2020年4月9日までに入手した情報に基づいて執筆しております。

1. はじめに

新型コロナウイルス感染症(COVID-19/Coronavirus)の流行拡大に伴い、リモートワーク(テレワーク)が急速に広がっています。今後も、新型コロナウイルス感染症に関する特別措置法に基づき4月7日に発令された緊急事態宣言、各都道府県知事からの外出自粛の要請(同法45条1項)等を受けて、全面的なリモートワーク体制に移行する会社が増加することが見込まれます。

 

また、交通の制限または遮断(感染症の予防及び感染症の患者に対する医療に関する法律32条)、建物への立入りの制限または禁止(同法33条)等が行われる場合には、一定期間会社のオフィスに入れないという事態も生じ得るため、そのような事態に至る可能性も踏まえて、法務面でも平常時と異なる対応を検討しておくことが考えられます。

 

以下では、リモートワークの拡大や会社のオフィスへの立入りが禁止された場合における、契約の締結、取締役会の開催やその議事録の作成等に関する主な留意点について説明します。

 

リモートワークの拡大や会社のオフィスへの立入りが禁止された場合における、契約の締結、取締役会の開催やその議事録の作成等に関する主な留意点
契約の締結、取締役会の開催やその議事録の作成等に関わる留意点とは?

2. 契約書の作成、署名・押印

(1)出勤することが難しい状況における契約書の締結方法

 

契約は当事者の意思の合致により成立するものの、契約内容を明確にし事後的に確認する目的や裁判等になった場合の証拠とするため、一般的に、契約を締結する際には契約書が作成されます。また、訴訟において、「私文書は、本人…の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定」されること(民事訴訟法228条4項)も踏まえて、契約書には署名または押印がなされるのが通常です。

 

もっとも、新型コロナウイルス感染症の影響によるリモートワークの拡大等により、契約書の作成、署名・押印手続を通常通り行うことが難しくなることが考えられます。

 

従来から、各契約当事者の署名・押印欄を別々のページに設け、それぞれが署名・押印を行った上で、署名・押印後のサインページをPDF化し、メールで契約相手方に送付してPDFファイルの形式で契約書の最終版を作成し、後に、署名・押印後のサインページの原本を郵送し、統合することによって契約書原本を作成するということが実務上行われてきました。他方で、たとえばM&A取引の契約等においては、契約当事者が同席の上で署名・押印手続を行うことも多いですが、他者との接触をできる限り回避すべきという今般の状況を踏まえて、今後、そのような契約についても上記の方法で署名・押印手続を行うことが考えられます。

 

印鑑取扱規程等で印鑑の社外への持ち出しが禁止されている会社では、契約書等への押印のために出社せざるを得ない場合があると考えられます。特に日本語の契約書については、署名ではなく記名押印するのが一般的ですが、従来は記名押印していた契約書についても、暫定的に、可能な限り署名により対応することが考えられます。また、いわゆる法務局届出印や銀行印の押印が求められる書面等、署名により代替することができない場合もあることから、印鑑取扱規程等を改定して、従業員に新型コロナウイルスの感染者が発生しオフィスへの立入りが禁止される場合等に、厳格な手続のもとで印鑑の社外への一時的な持ち出しを認めることを検討することも考えられます。

 

(2)電子契約の利用

 

電子契約は、インターネットを経由して電子署名が行われ、原本が電子文書のまま保存されるため、紙媒体の契約書を作成して押印する必要がなくなります。他方で、電子契約を利用するには、社内の業務フローの確立や社内規程の整備等の一定の準備を要すること、電子契約を利用することについて契約相手方に同意してもらう必要があること、法律上書面で作成することが必要な契約も存在すること(たとえば、定期借地契約〔借地借家法22条〕)等の一定のハードルがありますが、物理的に署名・押印することが難しい事態を踏まえ、電子契約の導入を検討することも考えられます。

3. 各種会議システムを利用した取締役会の主な留意点

全面的なリモートワーク体制に移行する会社が増加している状況において、取締役等が物理的に同一の場所に集まって取締役会を開催することを避けるべく、各種会議システムを利用した取締役会の開催を検討している会社も多いと思われます。

 

(1)リモートでの出席方法

 

会社法上、取締役等が取締役会の開催場所に物理的に出席しなければならないものとはされていません(会社法施行規則101条3項1号参照)。

 

テレビ会議システムについては、法務省より、「取締役間の協議と意見の交換が自由にでき、相手方の反応がよく分かるようになっている場合、すなわち、各取締役の音声と画像が即時に他の取締役に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる仕組み」であれば、テレビ会議システムを利用した取締役会を開催することが可能であるとの解釈が示されています※1

 

また、(映像のない)電話会議システムについても、出席取締役が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態になっている場合には、電話会議システムを利用した取締役会を開催することが可能であると解されています。上記の状態が確保できるのであれば、携帯電話やインターネットを介した音声通話サービスを利用して取締役会に出席することも可能であると考えられます※2

 

ただし、テレビ会議システムまたは電話会議システムを利用する場合には、上記で示されている要件(対面時と同等の即時性や双方向性)を満たす必要があることには留意が必要です。この点に関して、たとえば、福岡地判平成23年8月9日(裁判所HP、平成21年〔ワ〕第4338号)は、遠隔地にいる取締役の携帯電話と取締役会の開催場所である会議室の固定電話を接続したとしても、固定電話にスピーカーフォン機能がなく、取締役会の開催時から閉会時までの間、会議室にいる誰かが固定電話の受話器を耳に当てなければ携帯電話を使用した取締役の発言は聞き取れず、会議室にいる誰かが当該受話器に向かって話さなければ携帯電話を使用した取締役は会議室における話の内容をほとんど認識できない状態であったことから、即時性と双方向性の確保された電話会議システムを用いていたと評価することはできないとして、携帯電話を使用した取締役が取締役会に適法に出席したとはいえないと判示しています。

 

さらに、(映像や音声のない)インターネットを介したチャットサービスを利用した取締役会についても、情報伝達の即時性および双方向性が確保される等の一定の要件を満たす限りにおいて認められる旨の見解が会社法立案担当者より示されています※3。もっとも、映像や音声がないため出席者の反応を把握するのが難しい上、長文のテキストのやり取りが発生して意見交換に不必要に時間を要するような場合等、チャットサービスの利用になじまない場面も少なくないと想定されるため、チャットサービスの利用は、テレビ会議システムや電話会議システムの利用が難しい場合に限定することが望ましいものと考えられます。また、テキストのやり取りのみでは、取締役等本人が実際に参加しているかを確認することが難しい場合もあるため、その利用にあたっては、別途メールや電話による参加確認を行う等、事前に本人確認の方法を検討しておくことが望ましいものと考えられます。なお、仮に、チャットサービスを利用した取締役会を開催し、その議事録を添付書類として登記申請する必要がある場合には、事前に管轄法務局に登記相談を実施するのが安全であると考えられます。

 

※1 1996年4月19日付法務省「規制緩和等に関する意見・要望のうち、現行制度・運用を維持するものの理由等の公表について(抜粋)」(旬刊商事法務1426号32頁)。

 

※2 2002年12月18日付法務省民商第3044号民事局商事課長回答。

 

※3 相澤哲=葉玉匡美=郡谷大輔編著『論点解説 新・会社法』(商事法務、2006年)362頁

 

(2)取締役会の開催場所(全員リモートで出席することの可否)

 

取締役会の議事録には「取締役会が開催された日時及び場所」を記載する必要があります(会社法施行規則101条3項1号)。そのため、物理的な取締役会の開催場所を観念できない完全にヴァーチャルな取締役会では取締役会が開催されたとは会社法上評価できないものの、議長の所在する場所を取締役会の開催場所として、他の取締役等が所在する場所を通信回線でつないで、取締役会を開催することはできると解されています※4

 

いずれかの場所を取締役会の開催場所とする必要はあるものの、これが会社の会議室である必要はなく、すべての取締役等が自宅等から各種会議システムを利用して取締役会に出席することは可能であるものと考えられます。

 

※4 弥永真生『コンメンタール会社法施行規則・電子公告規則〔第2版〕』(商事法務、2015年)508頁。

 

(3)各種会議システムを利用する場合の通知

 

取締役会の招集通知の具体的内容は法令上定められていませんが(会社法368条1項参照)、取締役会が開催される日時および場所の通知は必要とされています※5。各種会議システムを利用するのであれば、その参加方法(システムの設置場所、ダイヤルイン番号、パスコード等)についても招集権者が決定して通知する必要があるものの、各取締役等に伝達できるのであればその通知の方法は問わないと考えられます。

 

※5 落合誠一編『会社法コンメンタール 8-機関(2)』(商事法務、2009年)276頁(森本滋執筆箇所)。


(4)各種会議システムが不調である場合

 

テレビ会議システムを利用して取締役会が開催される場合、対面時と同等の即時性や双方向性が求められることを踏まえると、少なくとも音声は出席取締役等の全員に通じていなければならないものと考えられます。たとえば、映像が見えなくなっても音声により意思疎通ができており、対面時と同等の即時性や双方向性が確保できている場合には取締役会の審議に出席していると扱われると考えられます。他方で、映像は見えるものの音声が途切れたため、対面時と同等の即時性や双方向性が確保できているとはいえない場合には、少なくとも音声が途切れている間は、取締役会の審議には出席していないものと扱われると考えられます※6

 

※6 大阪株式懇談会編『会社法 実務問答集Ⅲ』(商事法務、2019年)283頁(北村雅史執筆箇所)。

4. 取締役会決議の省略(書面決議)の主な留意点

上記3. では、各種会議システムを利用した取締役会の開催に言及しましたが、決議事項の内容やそれまでの審議状況等から必ずしも会議を開催する必要がないような場合には、取締役会決議を省略すること、いわゆる書面決議を行うことも考えられます。

 

(1)書面決議の要件

 

書面決議の要件は、①書面決議に関する定款の定めがあること、②取締役が取締役会決議の目的事項について提案したこと、③当該提案について、特別利害関係取締役を除く取締役の全員が書面または電磁的記録により同意の意思表示をしたこと、および、④監査役設置会社にあっては、監査役が当該提案について異議を述べていないことです(会社法370条)。なお、書面決議の場合には招集手続は不要です。

 

(2)同意の意思表示の取得方法

 

実務上、取締役に対して取締役会決議の目的事項についての提案書を送付し、取締役が同意書を提出することが一般的であるものの、電磁的記録によることも認められているため、電子メールにより同意の意思表示をすることも可能と考えられます※7。なお、取締役の同意の意思表示を記載・記録した書面または電磁的記録は、取締役会の決議があったものとみなされた日から10年間本店に備え置かなければなりません(会社法371条1項)。

 

※7 株主総会決議の省略の議論として、岩原紳作編『会社法コンメンタール 7-機関(1)』(商事法務、2013年)314頁(前田重行執筆箇所)。

 

(3)監査役の異議を述べる期間

 

監査役は、提案の内容が法令・定款に違反すると考える場合や、当該提案を書面決議により行うことが取締役の善管注意義務に違反すると考える場合には、異議を述べなければなりませんが、異議を述べる期限については法令上定められていません。実務上、異議がなかったことを明らかにするために、監査役に対して提案書を送付し、監査役から異議がない旨の確認書の提出または電子メールの送付を受けるところ、提案書に確認書の提出期限または電子メールの送付期限を記載しておくことが一般的であると考えられます。

 

(4)取締役会への報告事項の省略

 

取締役、会計参与、監査役(指名委員会等設置会社にあっては、執行役)または会計監査人が取締役(監査役設置会社にあっては、取締役および監査役)の全員に対して取締役会に報告すべき事項を通知したときは、取締役会への報告を省略することができます(会社法372条1項、3項)。もっとも、代表取締役および業務執行取締役は、3ヵ月に1回以上、自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならず、当該報告については、取締役会への報告の省略は認められません(会社法372条2項、363条2項)。そのため、新型コロナウイルス感染症の蔓延を受けて取締役会決議の省略を行うことにしたとしても、3ヵ月に1回以上は、取締役会を開催しなければならないことになります。物理的に取締役会を開催することが難しい場合には、上記3.(1)の通り、各種会議システムを利用した取締役会の開催を検討すべきと考えられます。

5. 取締役会議事録の記載、署名・押印

(1)各種会議システムを利用して取締役会を開催する場合の議事録の記載方法

 

(a)出席場所・出席方法に関する記載

 

取締役会が開催された場合、書面または電磁的記録により議事録を作成しなければならず(会社法369条3項、同法施行規則101条2項)、取締役会が開催された日時および場所等一定の事項を記載する必要があります(同法施行規則101条3項各号)。

 

開催場所については、「当該場所に存しない取締役…が取締役会に出席をした場合における当該出席の方法」も記載する必要があります(同項1号括弧書)。上記3.(1)のように電話会議システムを利用して取締役会に出席した取締役等がいる場合には、たとえば、「電話会議システムにより、出席者の音声が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態となっていることが確認されて、議案の審議に入った。…本日の電話会議システムを用いた取締役会は、終始異状なく議題の審議を終了した。」と取締役会議事録に記載することが考えられます※8

 

なお、各種会議システムを利用して取締役会に出席した議長以外の取締役等の所在する場所は、通常、取締役会の開催場所には該当しないと考えられています※9

 

※8 前掲2002年12月18日付法務省民商第3044号民事局商事課長回答参照。

 

※9 もっとも、たとえば、東京本店の会議室と大阪支店の会議室に出席者がいるような場合には、それぞれが開催場所に該当すると整理する方がふさわしいこともあります(小川秀樹=相澤哲『通達準拠 会社法と商業登記』〔金融財政事情研究会、2008〕184頁)。

 

(b)すべての出席取締役等がそれぞれ自宅等から出席する場合

 

上記3.(2)のように、議長の所在する場所を取締役会の開催場所として、他の取締役等が所在する場所を通信回線でつないで、全員がリモートで取締役会に出席する場合、議長の所在する場所を「取締役会が開催された…場所」として取締役会議事録に記載することとなります。議長の所在する場所が議長の自宅である場合にはそこが「取締役会が開催された…場所」になると考えられます。この点に関して、公示されている場所(会社の本店等)以外で取締役会が開催された場合には、その場所の住所を「取締役会が開催された…場所」として取締役会議事録に記載することが望ましいと考えられています。代表取締役の住所は登記事項として公示されるため(会社法911条3項14号)、議長である代表取締役の住所地を開催場所とした場合には、取締役会議事録に住所を記載しないという対応をすることも考えられます。

 

(2)出席取締役等の議事録への署名・押印

 

会社法上、取締役会に出席した取締役および監査役は、議事録に署名または押印をしなければならないとされています(会社法369条3項)。実務上、記名押印によることが一般的であり、また、取締役会議事録が登記申請の添付資料となる場合(商業登記法46条2項、商業登記規則61条6項3号)等の例外的な場合を除き、押印する印鑑は実印である必要はありません。

 

各自が各種会議システムを利用して自宅等から出席する形で取締役会を開催した場合には、取締役会議事録原本を各出席取締役等の自宅に郵送で回覧し、出席取締役等が順次押印する方法も考えられます。もっとも、取締役会議事録が登記申請の添付書類となる場合には、登記期限に間に合うように作成する必要があります。また、取締役会議事録の作成時期について会社法上の定めはないものの、会社の本店への備置(会社法371条1項)および株主の閲覧謄写請求(同条2項)との関係で、取締役会の開催後可及的速やかに議事録を作成しなければならないと考えられており※10、時間がかかりすぎてしまう方法は望ましくありません。

 

そこで、押印欄を別々のページに設け、出席取締役等がそれぞれ押印を行った上で会社や事務局担当者の自宅に郵送する方法や、取締役会議事録の内容を電子メール等で出席取締役等に送付し、出席取締役等が内容を確認した後に、会社が預かっている印鑑を用いて事務局担当者が押印を代行する方法も考えられます※11

 

なお、外国人取締役については、通常、取締役会議事録に署名している場合も多いと考えられますが、押印を代行する方法によるために外国人取締役についても印鑑を用意するという対応も考えられます。

 

※10 鴻常夫ら『取締役及び取締役会 監査役及び会計監査人 改正会社法セミナー(3)<ジュリスト選書>』(有斐閣、1984)135頁

 

※11 この方法による場合、印鑑取扱規程等を改定して、厳格な手続のもとで印鑑の社外への一時的な持ち出しを認めることを検討することも考えられます。

 

 

根本 剛史

西村あさひ法律事務所 パートナー弁護士

ニューヨーク州弁護士

 

小幡 真之

西村あさひ法律事務所 弁護士

 

池田 将樹

西村あさひ法律事務所 弁護士

西村あさひ法律事務所
 パートナー弁護士
ニューヨーク州弁護士

2003年、慶應義塾大学法学部(LL.B.)卒業。2014年、University of Virginia School of Law(LL.M.)卒業。2005年、第一東京弁護士会登録。2015年、ニューヨーク州弁護士登録。2014年~2015年Debevoise & Plimpton LLP(ニューヨーク)に勤務。2016年~2017年、一橋大学大学院国際企業戦略研究科 非常勤講師として勤務。2020年~、一橋大学法科大学院 非常勤講師として勤務。

【主な著書等】『M&A法大全(上)(下)[全訂版]』(共著、商事法務、2019年1月)、『会社法実務相談』(共著、商事法務、2016年11月)、『知的財産法概説<第5版>』(共著、弘文堂、2013年7月)、『会社法実務解説』(共著、有斐閣、2011年12月24日)、『企業法務判例ケーススタディ300【企業組織編】』(共著、金融財政事情研究会、2008年1月10日)

著者紹介

西村あさひ法律事務所
 弁護士

2011年、慶應義塾大学法学部中退(法科大学院進学)。2014年、慶應義塾大学法科大学院(J.D.)修了。2015年、第二東京弁護士会登録。

著者紹介

西村あさひ法律事務所
 弁護士

2018年、慶應義塾大学法学部(LL.B.)卒業。2018年、第一東京弁護士会登録。

著者紹介

連載西村あさひ法律事務所 ニューズレター

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○執筆者プロフィールページ
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