残業時間の例で解説…「IT化」を導入すべきか、やめるべきか?

日本の中小企業のIT化がなかなか進まないといわれていますが、一対何故なのでしょう。自社には無理だと最初から諦めている場合もあるかもしれませんが、一度IT化に挑戦したものの、効果が実感出来ずに投資をやめてしまったという会社は少なくないのではないでしょうか。本記事では、企業がIT化をする上で陥りがちなミスと、その解決策について紹介します。

「中小企業のIT化」の意味を履き違えてはいけない

多くの経営者が、自社にIT化が必要だと感じていることでしょう。しかし、IT化は最終目的ではなく、経営課題を解決する手段に過ぎないのです。

 

「中小企業にはIT化が必要」というのは、「中小企業にはIT化で解決できる課題が多く残されている」という意味であることを忘れてはなりません。

 

正しいIT化のために必要なのは、

 

① 自社の抱える課題を把握する

② IT化によって解決すべき課題なのか検討する

③ 具体的な手段を選択する

 

というステップです。いずれかの段階をおろそかにしてしまうと、IT化に期待するような効果は得られないでしょう。

 

① 現状の課題を把握する

 

ここからは架空のA社を例に、正しいIT化に必要なステップを紹介します。

 

A社では、経理担当者Bの残業が多いことが問題になっている。

 

原因を調査したところ、取引の伝票や領収書を会計ソフトに入力することに、多大な時間を要していることがわかった。Bの仕事振りや能力に問題はなく、ただ業務量が過大であると考えられる。

 

さて、残業が多いという問題が発生したわけですが、これだけでは具体的な課題であるとはいえません。いくらでも要因が考えられるためです。

 

残業時間が長い ⇒ 特定業務に時間がかかっている ⇒ 業務量が多い

 

と原因をより深く掘っていくことで、解決すべき課題が見えてきます。課題が間違っていては、良い結果が得られるわけがありません。根本的原因の判別は、IT化に限らず問題発生時には当然行うべきことでしょう。

 

② IT化によって解決すべき課題なのか検討する

 

課題について検討した結果、A社に経理担当者を増員する余裕はなく、現在の業務フローを改善することで業務時間を短縮するような余地もない。IT化による業務の効率化によって課題の解決を目指す。

 

前項で残業が多い原因は入力業務にあると判明し、これを解決するための手段として「IT化」を検討しています。もちろん、それが最適解なら導入すべきです。

 

一方で、「問題解決策=IT化だけ」というわけではないのも、念頭にいれておいてください。IT化は1つの選択肢ですから、企業にとってより良い手段があるのであれば、IT化にこだわる必要はありません。IT化が目的となっている場合、このステップを怠り、効率の悪い投資を行ってしまうかもしれません。

「ソフトを導入して終わり」ではない

③ 具体的な手段を選択する

 

手入力のしやすい会計ソフトと、入力を一部自動化できるクラウド会計ソフトを比較し、クラウド会計ソフトの採用を決めた。取引をできるだけネットバンキングを通して行うようにしたことで、入力の手間は大きく削減された。

 

このステップに至り、ようやく具体的なソフトの検討となります。

 

上記例では会計ソフト・クラウド会計ソフトと一まとめにしていますが、実際にはそれぞれ多くのソフトが存在しており、どれが自社に合ったソフトなのかを判断するのは難しいでしょう。

 

しかし、類似ソフトでも、設定できる項目や操作のしやすさ、後々の拡張性など様々な特徴を持っていますから、比較検討し、本当に必要な機能を持っているものを採用しなければ、あとから「あの導入は失敗だった」となりかねません。

 

また、ソフトを導入して終わりではなく、無理のない形でソフトに合った業務へと改善を行うことで、IT化の相乗効果が生まれることでしょう。

 

IT業者や知り合いの社長に勧められるなどして、いきなりこのステップから始め、「ソフト導入ありき」というケースもあるかと思いますが、良いソフトと聞いて「自社でも機能するだろう」と考えるのは危険です。まずは業務に当てはめて検討する必要があります。

 

◆まとめ◆

IT化と一言でいっても、企業によってあるべき姿は様々です。

 

ただ話題のソフト、評判のソフトを導入するのではなく、しっかり段階を踏んで検討を行うことが大切です。本当に必要なソフトを導入するなど、自社に合った形でのIT化を進めることで、業務効率が向上し、売上に結びついていくことでしょう。自社内で判断するのが難しい際には、専門家への相談も検討してみてください。

 

 

ひかりアドバイザーグループ

ひかり税理士法人 

 

ひかり税理士法人 代表社員
 公認会計士・税理士

1956年 京都市生まれ
1979年 同志社大学経済学部卒業
1985年 公認会計士・税理士登録

ひかりアドバイザーグループ 最高経営責任者
ひかり監査法人 代表社員
京都市 監査委員
京都家庭裁判所 家事調停委員
立命館大学大学院法学研究科 非常勤講師

ひかり税理士法人

著者紹介


 

先行き不透明な経営環境、加速度を増す少子高齢化、
人工知能(AI)がもたらす第二の産業革命。
こうしたキーワードで語られる混沌とした経済社会を企業が首尾良く生き抜くためには、
的確な経営意思決定と適切な資産防衛ノウハウが不可欠です。

一方、迅速な意思決定と卓越したノウハウを実践するためには、
豊富な知識と経験を有する専門家集団によって提供される
「最適解」によってサポートされる必要があります。
私たちは、各種の課題解決にタイムリーに対応することによって、
有為な「最適解」を提供することをミッションとしています。
私たちは、このミッションを完遂するために知と技の錬磨を通じて最強のプロ集団を目指しています。

ひかり税理士法人の役職員の合言葉は、「人間、一生勉強」。
弛みのない不断の努力は、先行きを明るく照らし出す「ひかり」でありたいとの願いそのものなのです。

著者紹介

連載税務、会計、経営…税理士が教える「混沌社会」を生き抜くための資産防衛ノウハウ

本記事は、『ひかり税理士法人』ホームページのコラムを抜粋、一部改変したものです。

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