これまでは、大量の領収書を保管する必要があったが…

自動経理とは当初、自動仕訳の意味合いでとらえられていました。ところがいまでは、自動電子帳簿保存の機能を加えて「自動経理」という場合があります。今後、おそらく先発メーカーは、こう言うでしょう。

「自動電子帳簿保存の機能なしでは、自動仕訳の機能だけで「自動経理」アプリとは言わない」と。

自動的な経理作業の流れは、次のようなプロセスを辿ります。

＜経理仕訳＞

①経理仕訳の前作業とは

経理の基本は「経理仕訳」です。つまり、領収書や請求書（自社が発行するもの、および取引先から送られてくるもの）を、複式簿記という経理手法によって「経理仕訳」します。

しかし、考えてみると、経理仕訳の作業の前に、領収書や請求書を収集して経理処理に備える前作業（経理証憑の収集整理作業）があります。小規模企業ではたいてい、ノートに日付順で領収書を貼り付けて、手作業の経理仕訳の前準備としています。

ところが、そのような整理は「小規模企業」には不向きです。なぜなら、「日付順」でノートに貼り付けても、後で社長のポケットから、社長立替の領収書が出てくるのが現場では日常茶飯事だからです。これでは、日付順が守れませんし、ノートに貼る作業時間も無駄になってしまいます。

このような事態を想定し、筆者は以前から、「領収書は月ごとに紙袋に入れて保管しなさい」と指導していました。

領収書の日付順・ノート貼り付けは、現預金の横領等の犯罪防止策として考えられたやり方です。でも、そのようなことで、横領等が防止できるはずもありません。子ども騙しのシステムです。その昔、大手の計算センターで、そこそこの「中小企業」が、経理帳簿を委託作成していた時代の名残です。

会計事務所がお客様から「記帳代行」をお引き受けするときは、その記帳記録（経理仕訳）と、証拠書類である「領収書」は、番号で突合（帳簿やデータなどとの照合チェック）できるようにするのは難儀です。コストがかかりすぎます。

だから、「紙袋」に入れて、仕訳済みのしるしとして、経理仕訳した各証拠書類に✓（チェック）マークを付けていました。

領収書等も「自動読取」で電子保存が可能に

②自動経理アプリの活用

ただ、それだと、膨大なボリュームの「領収書等」を紙ベースで保管する羽目になります。その苦労を解消するために開発されたのが、自動読取・自動仕訳をしてくれる「自動経理アプリ」です。

さらに、最近では、電子帳簿保存法により、「領収書等」もスキャンによる自動読取で、電子保存（PDFによる保存）ができるようになりました。

その際、「領収書等」に、総勘定元帳の経理仕訳と突合できるように「付番」することが義務付けられています。そこで「自動経理アプリ」を使えば、領収書等の自動読取したPDF1枚ごとに、自動で付番し、タイムスタンプを刻印するのです。これで会計帳簿の証拠書類として、会計監査対応がバッチリです。

会計事務所が記帳代行を引き受ける場合は、お客様から「1カ月ごとの袋」に領収書を入れて送ってもらうか、スキャナでメール送信してもらうかのどちらかです。紙に重ねて貼り付けられては、コピーもできませんし、領収書ごとのPDFイメージも作成できません。

このように、領収書をノートに貼り付ける作業は、会計事務所にとってはまったく「余計なお世話」なのです。

③自動仕訳の学習機能

いずれにしても、いまでは領収書・請求書は、自動読取され、自動仕訳されます。会計ソフトの画面に「この仕訳でよいですか？」と聞かれたら、素人経理を推奨する筆者としては、「すべて『はい』ボタンを押しなさい」と指導しています。

なぜなら、仕訳はすべて見直す建前だからです。つまり、「経理検査」としていわゆる「異常値監査」という監査手法を使って、「大きな間違いがない」状態を確保します。

そう言えるのも、いまでは「会計ソフト」は賢くて、自動的に「学習機能」をもっているためです。小規模企業の経理は「伝票の種類」がほぼワンパターンで、取引等の内容がほぼ決まっているからです。

たとえば、文具を買うときも「どのお店」と決まっている場合が多いです。それに「ペン200円」と領収書の品目が記載されていれば、「ペンは文具」とコンピュータが覚えます。

次からはその知識は蓄積され、品目「ペン」の領収書は、「借方事務用品費」と自動仕訳してくれるのです。それが消耗品になろうと、雑費になろうと、税務会計上は許される範囲ですので、筆者の事務所では「よし」としています。

これで経理仕訳が自動的に行われました。つまり、領収書の経理記録は、総勘定元帳に自動記録され、同時に経理の「試算表」（経理帳票の集計表）に自動的に情報伝達されます。

それは当然に、決算書情報、経営分析情報、キャッシュフロー計算情報それぞれにも機械的に伝達されます。この機能は昔からありましたが、最近はソフト内の処理スピードが速くなりました。