専門職では避けられない!? 「業務の属人化」を防ぐ、シンプルな方法【経営コンサルが解説】

下限をコントロールする

もうひとつ大切なのは、仕事の基準の下限をコントロールする、ということです。つまり、「ここさえ守っていればあとは自由にやっていいよ」ということです。言い方を逆にすれば、「自由にやっていいけど、これは守ってね」 という基準を約束し、それを守っているかを管理することです。

ビジョンや価値観、ブランド等、大きな枠組みを共有する

スペシャリストやクリエイティブの人は、自分なりの仕事のやり方を持っているのが普通です。特に中途採用の場合には、その傾向が強くなります。ただ、その場合においても、自社のビジョンや価値観、ブランド等に沿った形で仕事をしてもらわなければ困ります。 そのために、

等を共有します。逆に、この3つを共有できない人はいくらスキルが高い人でも採用はしないほうが得策です。

縛り付けるのではなく、仕事を支援するインフラを提供する

最後に、これは考え方の問題ですが、属人化を解消するために標準化する際に、働いている人達の行動を縛り付けるのではなく、いかに彼らの仕事を支援できるか？　という観点で取り組むことが大切です。

海外のデータで、都市は人口が増えれば増えるほど一人当たりの生産性は上がるが、組織は人が増えれば増えるほど一人当たりの生産性が下がる、というものがあります。

では、都市と組織ではなにが違うのかというと、都市は人口が増えると人々の生活を支えるためのインフラを提供しようとするのに対し、組織では人が増えるほど人々を縛り付けるためのルールを増やし、官僚的になることです。

新しいタイプの組織では、都市型を目指し、人々の能力を解放するようなインフラを提供することに努めています。

仕事の属人性の解消への取り組みはできるだけ早めに

以上、仕事の属人性の解消＆排除のヒントをいくつかご紹介してきました。最後に付け加えておくと、仕事の属人性の解消・排除のための取り組みは、早ければ早いほどいいです。

なぜかというと、属人化された仕事をそのままにしておくと、仕事を属人的に行うのが社内的に当たり前の文化になってしまうのです。そのような文化が染みついてしまうと、変革は大変です。ここに述べたマニュアル作りにしろ、トレーニングの仕組みにしろ、属人的に仕事をしている古参社員の協力が得にくくなります。

可能な限り会社の規模が小さいときから、会社の歴史が浅いときから、属人性のある仕事のやり方を排除していなかければならないのです。

清水 直樹

仕組み経営株式会社

代表取締役

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