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集めた情報の整理には、相当な時間がかかるが･･･
ある大手企業の方が「インタラクティブプロ」を使われている知り合いの他社を見学してこられました。社員は300人程度でそのうち半分程度が営業担当という会社です。この規模の会社でもコンテンツの登録はドラッグ・アンド・ドロップで終わるので、運用管理は2人で交代して行われているだけでできています。
その大手企業は以前から情報系のIT投資はしていたのですが、会社が持っている情報が整理されていないため有効活用ができていませんでした。情報を整理するにも膨大に時間が取られるため、手がつかない状態でした。
こういった会社は意外と多く、デジタルコンテンツの管理といってもファイルをサーバに放り込んであるだけの状態ではないでしょうか。通し番号もないままになっている会社も多いと思います。
いくら検索システムや管理システムを導入しても、もとになる資料が積み上げてあるだけで全体の通し番号もないのでは表面的なものしかつくれません。一生懸命情報を載せますが、その努力が生かされずに評価もされず、一方で情報を使う側の社員は見たい情報にたどり着くことができないという状況ではないでしょうか。
資料やコンテンツが整理されていないと、運用管理の担当者もその山の上にまた積み上げていくしか術がありません。
デジタルツールの活用で「自動区分け」する手も
では、そもそもこうしたデジタルコンテンツは、どのように整理するべきなのでしょうか。
図書館では日本十進分類法のような整理方法が確立されていますから、本を探すときにどうしていいか分からないということはありません。ただ会社の資料と書籍では、探し方も活用方法も違います。また会社ごとや部門ごとでも欲しい資料は異なります。営業活動で使う資料は、その時々の新製品や推奨品が先にくるのが使い勝手がよい整理法になります。
「インタラクティブプロ」では、こうした情報整理が自然とできます。また分類のしかたを心得ているAIのように、デジタルツールが区分けをしてくれる機能もあります。
登録担当者の負担を極限まで減らし、簡単な登録作業だけで対話型データベースに入れられて、ユーザーは、欲しいときに欲しい情報やコンテンツがすぐ探し出せます。運用管理が楽になるとコンテンツがどんどん載るようになり、使いやすいので利用者が増えるという好サイクルが回り始めます。
その大手企業の人が見学した後の評価は「イントラネットの中身からコンサルタント会社に見てもらうしかないと思っていました。でも、『インタラクティブプロ』だと自社用にカスタマイズしないでも、そのまま使えますね」とおっしゃっていただけました。
