「年計表」をグラフ化し、自社の傾向を読み取る

年計表とは、当月を含めた過去12カ月間（1年間）の累計数字を毎月、表すものです。決算とは、年に1度だけ12カ月間分の累計をとりますが、年計表は、毎月決算をしているようなもので、会社の状態を確認するうえでとても有効なのです。あなたの会社では年計表を作成していますか。

年計グラフは、それをグラフ上に表したもので、その結果、傾向が読み取れるようになっています。

例えば、当月が2017年2月であれば、2月の年計は、2016年3月〜2017年2月（12カ月）の毎月の数字の合計を表します。3月の年計は、2016年4月〜2017年3月（12カ月）の毎月の数字の合計となります。売上年計表、粗利益年計表、商品別年計表、お客様別年計表など、必要に応じて作成してください。その場合、下記のように当年を含み過去数年分の数字を入れてください。

基本、以下の手順で各月ごとに数字を出しグラフ化します。

①年計表の当月欄すべてに毎月の売上高を記入しておきます。次に年計を計算します。

②Aの「12,000」は2013年3月の年計です。

※2012年4月〜2013年3月（12カ月分）の当月の合計値です

③Bは、2013年4月の売上高年計です。まず、前月年計（2013年3月年計）「12,000」に2013年4月売上「2,000」をプラスします。12,000 ＋ 2,000 ＝ 14,000とします。しかしこれは、13カ月分の合計のため、1カ月分多くなります。そこから、前年同月（2012年度4月）の「1,000」をマイナスした「13,000」が、年計となるわけです。

④Cは、2013年5月の年計で、同様に前月年計「13,000」 ＋ 5月売上「1,000」 − 前年同月売上「1,000」 ＝ 13,000となります。

以下同様に、計算していきます。

すでにおわかりの通り、当月の数字と前年同月の数字との差が、プラスであれば年計の数字は上がり、マイナスであれば年計の数字は下がるのです。

計算式は、その月の年計 ＝ 前月年計 ＋ 当月値 − 前年同月値　となります。

［図表1］年計グラフで傾向を読み取ろう

［図表2］自社の年計グラフで傾向を読み取ってみよう

上記を参考にして、あなたの会社の状況を確認してみてください

変動が大きい月商額グラフでは経営情報が読み取れない

年計表をもとに、それをグラフにします。縦軸に金額、横軸に年月を明記してください。ここがポイントです。

多くの会社では月商額をグラフにして管理していますが、その月商額が月により年度により、大きく変動するので、それらのグラフは激しく上下して錯綜し、その表からは何も読み取ることができません。グラフは一目で状況を読めるものでなくては意味がありません。

縦軸に金額、横軸に年月をとることを、徹底してください。

［図表3］月商グラフでは読み取ることは難しい