電話は「こちらの都合でかけている」ことを忘れないで

 

電話をかけるときに気をつけたいこと。それはこちらの都合でかけているということ。相手の時間をもらって話を聞いてもらうので、相手に時間があるかどうかを確認した上で、簡潔かつ正確に用件を伝えます。整理されていない話を延々と話すのはマナー違反です。

 

前もって要点をまとめておくとスムーズに話ができるはずです。なお、電話をかけるときは、相手の名前や部署名、電話番号を確認して間違いのないように。定型的ではありますが、相手に失礼のないフレーズ、言いまわしを覚えて、スムーズなコミュニケーションがとれるように成長していきましょう。

 

 

≪GOOD！≫ 要点をまとめて電話をかける

 

★相手を確認してから用件を話す

電話番号を間違えたり、相手を確認せずに一方的に用件をまくしたてるのはNG。

 

★要点は5W3H

仕事の電話は、5W3H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくら、いくつ）を基本に、順序立てて話してください。

 

★スムーズな流れを意識

電話をかけて相手が出たら、まず会社名と名前を名乗ります。次に用件を伝えれば、スムーズに話せます。

 

 

 ≪BAD！≫ うろ覚えで電話をかける

 

★相手の都合を確かめない

自分にとって優先度の高い用件でも、相手には相手の都合があります。まずは「お時間はございますか？」と確かめるように。

 

★早口で話す

気持ちが先走って、早口になることもありますが、伝わらなくては意味がありません。気持ちを整理して要点を伝えるように。

 

★一方的に用件をまくし立てる

同じように、相手の都合などお構いなしに一方的に用件を伝えるのもNG。ちゃんと相手が理解しているか、確認しながら話しましょう。

 

★敬語を使わない

当然ですが、いくら焦っていても、敬語を忘れるのはいけません。気持ちを落ち着けて、相手と話すように。

 

電話は「かける時間への配慮」「事前の準備」が重要

 

休日にあえて出勤する理由を聞くと、電話がかかってこないことを挙げる人が多くいます。仕事が忙しいときにかかってくる電話というのは、それくらい面倒に感じるものです。自分が電話をかける際は、相手の貴重な時間を割いてもらっているという意識を忘れないようにしましょう。かける時間の配慮と、事前の準備を念入りにして、スムーズなコミュニケーションを注意してください。

 

電話番号や相手の名前、社名、役職名をしっかり確認し、取り次ぎを頼むときには「恐れ入ります」「お手数をおかけいたします」など、謙虚にひと言を添えることを忘れずに。用件はなるべく簡潔に、要点をまとめておくことが社会人には必須のマナーです。

 

【相手が不在の場合の用件の伝え方】

 

①戻り時間の確認 

「何時ごろお戻りでしょうか？」

 

②確認事項 

「では、のちほど改めてご連絡差し上げます」

 

③折り返しを依頼（相手から折り返しの提案があった場合）

「恐れ入りますが、お戻りになられましたら、お電話をいただけますでしょうか？」

 

④伝言 

「恐れ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか？」
 

 

【伝言の定型フロー】

 

①通常通りのあいさつ

「いつもお世話になっております」

 

②名乗る

「○○社の○○と申します」

 

③相手の名前を告げる

「○○様はお手すきでいらっしゃいますか？」

 

④用件を簡潔に述べる

「○○の件でお電話を差し上げました」

 

⑤こちらの連絡先を伝える

「折り返しお電話をいただいてもよろしいでしょうか？　私の番号は080-○○○○-○○○○です」

 

⑥締めのあいさつ

「また改めてご連絡差し上げます」
 

（本文イラスト：本村 誠）

 

◆One Point◆感謝を伝えるポイント

お礼の電話は後回しにはせず、なるべくすぐにかけましょう。贈り物などをいただいた場合は、すぐにお礼の電話をすることで、贈り物が届いたという報告にもなりますし、先方からの信頼を得られるようになるでしょう。

 

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