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膨大な名刺を「手間なく使えるデータ」に変換・整理
【情報通信業（従業員15名）の事例】
営業職のように多くの人に会っていると、どんどん名刺が増えていきます。データ化されていれば、いろいろな活用の仕方があるのは分かっていますが、問題はデータ入力です。とても手間がかかるため、つい紙の名刺のまま保管されていて、いざというときに見つけられない……という経験はあるでしょう。
この会社の営業職の人たちは、一人ひとり得意とする分野・業種があります。それぞれが名刺交換したキーマンを紹介しあえれば、チャンスはもっと広がるのですが、名刺がデータ化されていないために活用できていませんでした。
過去に受け取った名刺は社内に保管していることがほとんどで、出先で参照することもできませんし、1枚の名刺を探すのも一苦労です。とはいえ、日々増え続ける名刺を自分で入力するのは負担が大きく、外部に委託するとコストがかかります。
この課題を会計事務所に相談したところ、無料で利用できる名刺アプリ「Eight（エイト）」を紹介されました。エイトは、面倒な名刺データの入力は一切不要で、名刺をスマートフォンで撮影するだけでデータ化できます。
自動文字認識ではなく、AIと手入力の組み合わせによってデータ化されるので、非常に精度が高いことでも評価されています。導入も、基本的にはアプリをダウンロードするだけ。社員だけで簡単に使いこなすことができました。
名刺データは、会社名や氏名、役職等で検索できるため、必要な名刺をすぐに見つけることができるようになりました。パソコンでもスマートフォンでも参照でき、そこから電話をかけたり、メールを送信したりすることも可能ですし、他の営業社員にもコンタクト先を紹介できます。
この会社では、過去にいただいた名刺もすべてデータ化したため、営業の幅が格段に広がりました。特に営業目標に届かないときなど、過去にお会いした方にコンタクトできるようになり、収益にも貢献しています。
名刺管理は、ビジネスにおける大きな課題の一つといえるでしょう。個人で使用できるアプリ以外に、社内の名刺情報を共有できるサービスも提供されています。いずれにしても重要なのは、データ化が容易で、軽い運用ができることでしょう。背伸びしすぎず、簡単に使える仕組みを導入すれば、早期に課題を解決することができます。
社内の情報共有を「デジタルサイネージ」導入で容易に
【製造業（従業員100名）の事例】
この会社では、拠点が増えるにつれ、情報共有が課題になっていました。グループウェアは使用していましたが、総務からのお知らせや、営業からの情報など、壁や掲示板に貼り出す方法も併用していました。掲示板は、視覚的に伝えられるメリットの反面、情報の鮮度や表現力に限界があり、最新かどうか分からなかったり、情報を見逃してしまったり……。複数のフロアに分かれていることも、掲示による情報共有を難しくしていました。
そこで目をつけたのは「デジタルサイネージ」です。デジタルサイネージは、ディスプレイに情報を表示する、いわば電子化された看板や掲示板のようなもの。駅や店舗、商業ビルなど、屋内、屋外を問わず、また大小を問わず、情報発信のツールとして多く使われるようになっています。
日常的に目にするのは広告が多いかもしれませんが、「自然と目に入る」という利点を活かして、公共施設では自治体からのお知らせ、観光地では地域の魅力の紹介、製造業ならば生産管理など、幅広い分野でさまざまな活用が広がっています。
デジタルサイネージは、表示する内容（コンテンツ）を一定時間ごとに変えて、複数の情報を順に表示することができます。動画を流すことも、常に変化する情報をリアルタイムに伝えることも可能です。
コンテンツを専用のソフトウェアから、いつでも変更できるのも利点です。この会社では、各拠点に大型の液晶テレビを設置し、コンテンツの配信は、クラウドのソフトウェアを利用。それまで紙で掲示されてきた業務の進捗状況、新入社員の情報、新製品情報、朝礼等の伝達事項、業務にかかわる話題などをデジタルサイネージで共有することにしました。業務の進捗はリアルタイムに、その他の情報はグループウェアを通じて掲載を依頼し、システム担当者がコンテンツを配信するという仕組みです。
デジタルサイネージを導入してから、情報が格段に伝わりやすくなりました。各拠点、各フロアにディスプレイが設置されているので、通りがかりに目にする、ふと気になって立ち止まって見るなど、自然な動線の中で情報を確認、共有できるようになったのです。
システム担当者1名、遠隔操作で複数支社の支援を実現
【倉庫・運輸関連業（従業員80名）の事例】
仕事にパソコンは欠かせない方も多いことでしょう。快適に動いていればいいのですが、突然動かなくなって困った経験もあると思います。画面が凍りついたように動かなくなったり、さっきまでできていたことが突然できなくなったり……。
すぐに原因が分かればいいのですが、多くの場合はなぜそうなったのか分からず、パソコンに詳しい人や、システム担当者の助けが必要になるものです。しかも、システム担当者は近くにいるとは限りません。特に離れた事務所にいるような場合は、電話で相談してもうまく説明できないし、来てもらうには時間がかかるし、パソコンが止まると仕事も止まってしまうし……。この会社の場合もそうでした。
システム担当者は1人、社員は全国5か所の拠点に80人。パソコンやシステムにトラブルがあると、システム担当者がそれぞれの拠点まで出向かなければならないことも多く、とても効率が悪いことは頭の痛い問題でした。
そこでこの会社が取り入れたのは「遠隔操作」です。遠隔操作ができるように設定しておけば、たとえば福岡にあるパソコンの画面を、東京の事務所にいるシステム担当者のパソコンで、あたかも自分の目の前にあるかのように操作できるのです。電話だけで状況を説明するのは難しいですし、来てもらうには時間がかかりますが、遠隔操作ができれば、詳しい人がそこにいなくても、直接操作してトラブルに対応してもらうことができるのです。「トラブルを解決しに行く」という行動を、デジタル化したということになるでしょう。
遠隔操作によってシステム担当者の移動時間はなくなり、サポート業務は大きく効率化されました。困って相談する社員も、すぐに解決してもらえるので、仕事が止まる時間が短くなりました。システムの操作が分からなくなっても、遠くにいるシステム担当者が、自分の画面を操作して教えてくれるので安心です。
遠隔操作の仕組みは、在宅勤務でも活躍しています。会社のパソコンを持ち帰って仕事をしているときにも、トラブルは起こるもの。それでも会社にいるときと同じように、システム担当者が遠隔で操作しながら、サポートしてくれるのです。
「システム担当者」といわなくても、社内にシステムやパソコンについて相談できる、詳しい人がいるのではないでしょうか。IT化を進めていくと、どうしても「詳しい人」の負荷は大きくなりがち。移動時間や待ち時間なく、お互いに業務をスムーズに行うためには、遠隔操作はとてもいいアイデアです。
山口 高志
中小企業DX推進研究会 代表
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