今回は、従業員10名以下の会社の経理業務を「効率化」する方法を見ていきます。※本連載は、株式会社アックスコンサルティング代表取締役・広瀬元義氏の著書『社長さん!経理はプロに任まかせなさい!』(あさ出版)の中から一部を抜粋し、ムダをなくす経理管理についてわかりやすく解説します

まずは「経理業務全体」のボリュームを確認

従業員10名以内の会社であれば、業種によっては粗利は異なりますが、経理をはじめ事務などの間接部門にコストをかける余裕はないはずです。ですから、総じて経営者自身かその奥様が、仕訳をしたり、給与計算したりといったことまで、担当している場合が多いようです。

 

また、経理担当者がいたとしても、業務量が少ないので、電話受けや来客者への応対といった総務業務、営業資料の印刷といった営業補助の仕事を兼務していることが多いはずです。

 

このような会社の経理事務を効率化する方法としては、まず、その兼務している内容と経理業務を分けることからはじめます。すると、経理業務全体のボリュームが見えてくるはずです。

 

全体のボリュームが見えれば、そのなかで、どんな経理作業に時間をとられているのかを分析し、スリム化していくようにします。

すべての経理業務は「アウトソーシング」すべき

この規模の会社が陥りやすい落とし穴、それはパソコン会計です。中途半端にパソコン会計が導入されている分、そこに時間や労力がとられてしまうのです。

 

結論からいえば、この規模の会社も新設法人同様、すべての経理業務をアウトソーシングすべきです。

 

まずは、後述しますが、社内にキャッシュレス体制を築きます。次に、経費の精算や支払いは、その都度行わず、月に1回だけと決め、ネットバンキングなどを活用します。

 

また、飲食店でアルバイトを10名ほど雇っていて、社会保険を含め、それぞれの給与計算が大変な場合、給与データを渡すと、1カ月の給与を計算し、そこから各種社会保険料を控除し、給与振り込み業務まで行ってくれるアウトソーシング会社が、インターネットで検索すればたくさん出てきます。

 

このように経理業務のスリム化をすると、この規模であれば、月2日の作業量まで圧縮できるはずです。その上でアウトソーシング会社に経理事務全体を依頼すべきだと思います。

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