今回は、手書きの作業をやめることで経理業務を大幅にスリム化する方法を見ていきます。※本連載は、株式会社アックスコンサルティング代表取締役・広瀬元義氏の著書『社長さん!経理はプロに任まかせなさい!』(あさ出版)の中から一部を抜粋し、ムダをなくす経理管理についてわかりやすく解説します。

手書きでは勘定元帳の作成に膨大な時間が・・・

●帳簿の数と業務時間は比例する

 

最近では、こうした会社は少なくなりましたが、一人の経理担当者が、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、当座預金出納帳、小口現金出納帳、売上帳、仕入帳の管理を担当しているとしましょう。

 

単純にこの数を減らせば、業務時間を大きく減らすことができます。

 

もし、あなたの会社のベテラン経理マンがいまでも「紙の伝票」「手書き」にこだわっているとすると、大幅にスリム化する余地があるということです。

 

総勘定元帳をつくるのに、とんでもない時間がかかっている可能性があるからです。

アウトソーシング、クラウド会計の利用で労力を軽減

総勘定元帳をつくる手順は以下の通りです。

 

❶仕訳をする

❷仕訳帳に記入する

❸総勘定元帳にその仕訳を転記していく

 

確認をしておくと、仕訳帳とは、会社のすべての取引を日付順にした帳簿のことです。総勘定元帳とは、すべての取引を勘定科目ごとに記していく帳簿を指します。

 

❶❷については、一枚一枚の領収書や請求書が、それぞれどの「勘定科目」に該当するかを正確に仕訳して、それを仕訳帳に移していく作業です。これは、請求書や領収書をそのままアウトソーシング会社に渡せば、自動的に処理してくれるので無駄な作業です。

 

❸の仕訳帳から総勘定元帳をつくるには、その仕訳帳を広げながら、それを項目別にもう一度転記することになります。こちらも、アウトソーシング会社に頼めば安価でやってくれますし、パソコンソフト、クラウド会計などを導入すれば、あっというまに完成します。

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