データベースを作るには？

データベースが大事なのは、それはExcelの正しい使い方に関係するからです。

Excelの作業は大きく分けて「入力」「加工」「出力」の3つに分けられます。本連載で紹介してきたExcelの機能や関数は、元データがちゃんとしたデータベース形式になっていることが大前提になっています。

つまり、記事前半で説明した入力ルールにそって整っているデータということです。

サンプルデータの功罪

Excel本にはサンプルデータがついてくることがあります。読者はサンプルデータをダウンロードして書籍に書いてある通りにExcelの操作をすると、計算結果やグラフ作成ができるわけです（図表7）。

［図表7］Excel本についてくるサンプルデータの例 出所：Excel医著『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）

「よし、Excel使えるようになった！　職場のExcelで活用するぞ！」ってことで、職場にあるExcelファイルを開きます。するとどうでしょう。サンプルデータと比べるとデータがぐちゃぐちゃで、使えるようになったはずのExcelの機能も関数もグラフ作成もうまくいきません。

「あれ、Excel本に書いてある通りにできないなあ」←当然です。なぜならサンプルデータは集計や加工に最適なデータベース形式になっていて、職場のExcelはデータベース形式になっていないからです（図表8）。

［図表8］データベース形式になっていないデータ 出所：Excel医著『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）

「データベース形式」とは

データベースには、ルールがあります。データベース形式で入力するようにしましょう。記事前半からステップアップして、よりデータベースに入れるという観点でみていきます。

①先頭行に「見出し」を作る

先頭行にはユニークな見出しを作りましょう。面白い見出しではありませんよ。「ユニーク（unique）：唯一の、固有の」という意味です。「No」「日付」「商品コード」「商品名」「価格」「個数」などです。どうしても同じ見出しをつけたいのなら、「〇〇_1」「〇〇_2」というふうにしましょう。

見出しがないと、いったい何のデータなのかがわかりません（図表9）。

［図表9］先頭行に「見出し」を作る 出所：Excel医著『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）

②1セル1データ

1つのセルには1つのデータだけを入力してください（図表10）。1つのセルに複数のデータを詰め込んでしまうと、計算や並べ替えができません。

［図表10］1セル1データ 出所：Excel医著『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）

③④1行に1件のデータ・セル結合しない

出ました。何度でもいいます。諸悪の根源「セル結合」。「セル結合禁止！」と唱えましょう。

データは1行に1件が原則です（図表11）。1件のデータを2行にわたってまとめてみたり、そのためにセル結合をしてみたりすると、Excelはデータを認識できなくなってしまいます。

［図表11］1行に1件のデータ・セル結合しない 出所：Excel医著『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）

⑤1列に1つのデータ型

データ型も重要です。数値、文字列、通貨など、いろいろなデータ型が混じったデータは混乱のもとです。関数で計算しようとしたときにエラーになったり、不正確な結果を返す原因にもなったりします。同じ列には同じデータ型としてくださいね（図表12）。

［図表12］ 1列に1つのデータ型 出所：Excel医著『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）