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ホストの「会議終了宣言」後は、目上を待たず退出OK
●入室は開始時間までに、退出は終了と同時でOK
オンライン会議をするときは、事前にインターネット接続を確認し、カメラの位置をチェックをし、身だしなみを整えて臨みます。
入室は、できるだけ早くという決まりはありません。ホストによって、招待（会議室をオープン）する時間はそれぞれですので、開始時間までに入室していればよいでしょう。
退出する際は、「本日はありがとうございました」「失礼いたします」とひと言あいさつをします。ホストが会議終了を告げれば、目上の人の退出を待たずに退出しても失礼にはなりません。
●オンライン会議のポイント
★開始3分前の入室を目安に
入室はホストが招待していないとできません。原則、開始時間に入室すればよいので、3分前の入室を目安に準備すればよいでしょう。
★入室したらあいさつをする
「おはようございます」「はじめまして、〇〇社の鈴木です。本日はよろしくお願いいたします」など、あいさつをしながら、頭を下げてお辞儀します。
★話すときは声のトーンは低めに、ゆっくりと
落ち着いた印象を与えるためには、声はやや低めにしたほうがベター。そして、相手が聞き取りやすいよう、話す速度はゆっくりを心がけます。
★人の話をさえぎらない
発言するときは、相手が話し終わってからにします。ホストが進行役となっている場合、挙手してもよいでしょう。
★発言していないときはミュートに
電話やインターホン、そのほかの雑音が聞こえないよう、発言していないときはミュートにします。なお、発言時は解除することを忘れずに。
★映像ありで相手に安心感を
取引先とのオンライン会議の場合は、顔を出して認識し合うとよいでしょう。お互いに顔を見ることで意思の疎通が図れます。
★人の話を聞くときは大きくうなずく
画面を通して、相手に伝わるよう、うなずきも大きくリアクションします。自分が話すときも無表情ではなく、豊かな表情を心がけましょう。
●自宅からのオンライン会議参加の注意点
社内のラフなミーティングであれば、神経質になる必要はありませんが、社外の人や役職の高い人が参加する会議では、次の点に注意しましょう。
★電話が鳴らないように設定
会議中に電話が鳴らないよう、スマホはマナーモードにします。家の固定電話は、元の電話線を切っておいてもよいでしょう。
★宅配便の荷物が会議中に届かないようにする
宅配を頼む際は、オンライン会議中の時間に重ならないよう、事前に日時指定にしておきます。
★インターホンはボリュームを小さく
インターホンの機種にもよりますが、消音設定があれば設定します。または、ボリュームを「小」にしておきます。
★インターホンから離れた部屋で ペットも入れない
インターホンが鳴ると参加者が集中できないので、できるだけインターホンから離れた部屋を使用します。また、ペットの鳴き声がしないよう、部屋には入れないようにします。
★やむを得ず離席するときはひと言お詫びを
環境が整えられず、インターホンが鳴ったりして、やむを得ず対応しなくてはいけないときは、「失礼いたします」と言って離席して、戻った後、タイミングを見て謝罪をします。
知っ得ポイント
●入室したらあいさつをする。
●発言するとき以外はミュートにし、雑音が聞こえないようにする。
岩崎 智子
ＮＰＯ法人日本サービスマナー協会
プロフェッショナルマナー講師
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