「プログラミング未経験でも作れる」?流行の業務自動化ソフト

人手不足、減らない残業、かさむ人材採用コスト…中小企業の経営課題は尽きることがありません。そんななか、これらの課題を一気に解決できると注目を集めているのが「RPA」(ロボティック・プロセス・オートメーション)。大幅に業務効率がアップできることから、むしろ難しそうなイメージを持つ企業が多く、それなら従来のツールを使えばいいと考える人が少なくありません。実際、導入の難易度はどうなのか、他のツールと比べてどのようなメリットがあるのか。実際に導入した筆者が解説。

【期間限定/参加特典付】
医師だけしか買えない「不動産投資物件」ご紹介WEBセミナー 

業務をロボット化する「RPA」…独自のメリットとは?

日本では数年前から普及が始まり、Webや雑誌などで頻繁に取り上げられるようになった「RPA」。コスト削減や効率化に大きく貢献し、生産性を向上させると注目を集めています。簡単にいうと、パソコンのなかにいるロボットに人の手作業を代行させる技術です。

 

とはいえ、業務を自動化する手段はRPAだけではありません。代表的なものとしては、以下のものが挙げられます。

 

①自動化するシステムを開発する

②Excelでマクロを作成する

③AIを活用する

 

RPAとこれらの違いを考えることで、RPAの特徴がさらにはっきりと分かります。

RPAと「通常のシステム開発」の比較

まずシステム開発との違いです。

 

RPAツールそのもののインストールは、マニュアルに従って設定していくだけです。特にRDA(デスクトップ型のRPA)であれば、パソコンのソフトウェアですから、Microsoft Officeなどをインストールできる方であれば、RDAも難しくないはずです。

 

ツールそのものも簡単で、実際に動作するロボットの作成も、業務操作を覚えさせるだけです。

 

一方、通常のシステム開発は多くの場合、膨大なコストがかかります。また導入には、システム部門やユーザー部門の協力が不可欠ですので、従業員の負担が大きくなります。専用に作ったシステムであれば、マニュアル作りや操作教育などが必要になることがあります。その代わり、その会社の業務に合わせた柔軟な作り方ができます。

 

導入が終わったあとも、日々使い続けていると変更や更新が必要になります。RPAの場合はプログラミングなしでロボットの機能を変更することが可能です。場合によってはプロセスファイルを修正することもありますが、通常のプログラミングに比べるとかなり簡単です。開発したシステムの場合は、開発した会社に変更依頼をすることになります。これは別途追加費用がかかるのが普通であり、内容によっては多くの時間もかかります。

 

(※写真はイメージです/PIXTA)
(※写真はイメージです/PIXTA)

 

次に、RPAのそもそもの特徴である「システムとシステムをつなぐ」ということについて考えてみます。

 

これは、あるシステムのアウトプットを後続のシステムにインプットするということです。つまりデータを介して前システムと後システムをつなぐということです。通常のシステム開発ではそれができていないので、人間が前システムのアウトプットを後システムに手入力する作業、すなわち転記が発生していたわけです。

 

画面に表示していたデータをファイルに書き出し、後続のシステムはそのファイルを読み込むということを、システムとシステムをつなぐための手作業の分だけ開発するには、それぞれに初期コストと従業員の負荷がかかります。とても現実的ではありません。その点、RPAであればロボットに操作を教えるだけですから、簡単にシステムとシステムをつなぐための手作業をなくせます。

 

[図表1]RPAとシステム開発の違い

プログラミングスキル不要…「Excelのマクロ」と比較

次にExcelのマクロですが、まずできること(機能)が違います。

 

データの集計、グラフの作成、グラフや表の印刷はどちらも簡単にできます。Microsoft Officeを用いた文書の作成、フォルダの作成、メールの受信、Webページからの情報取得については、RPAではロボットを作るだけでできますが、マクロではプログラミングのスキルが必要となります。

 

会計ソフトなど、ほかのアプリケーションソフトとの連携については、RPAはそもそもそれを得意とするのに対し、マクロではプログラミングスキルが必要ですし、連携できない場合もあります。

 

機能以外のことで比較すると、効率化できる範囲が、マクロではExcelを含むOfficeアプリケーションおよびそれで作成したドキュメント内に留まりますが、RPAではパソコンで行う操作すべてが対象になります。非定型業務の効率化については、マクロでは不可能ですが、RPAでは工夫次第で可能です。大量データを処理させる場合には、マクロではかなり時間がかかりますが、RPAは製品にもよりますが、一般的にマクロよりは高速です(ただし「画像認識型」のRPAは高速とは言い難いです)。

 

プログラミングスキルについては、マクロは当然必要ですが、RPAではほとんどの製品で不要です。マクロの場合、最も問題になるのが、このプログラミングスキルです。

 

マクロが含まれるExcelシートをシステム部門等が作成してユーザー部門に配付するケースもありますが、多くの場合、社内で使われているマクロは、ユーザーが日々の業務を便利にするために自分自身で開発したものです。開発者が自分だけで使うのならいいのですが、いつの間にか人から人に伝わって、気がついたら多くの従業員が使っていたということがよくあります。

 

そうなると変更や機能追加の要望が作った人に集中します。もちろん断ることもできますが、このような人はマクロを作るのが好きなことが多いので、つい引き受けてしまいます。

 

ところがマクロといえどもプログラムですから、次々に変更や機能を加えていくうちにどんどん複雑化して、そのうちに開発者以外は誰も直せなくなってしまいます。気がつけば、作った人はマクロのメンテナンスに追われるようになってしまいがちです。

 

もともとは自分の日々の業務を効率化するために作ったマクロだったのに、かえって忙しくなったうえに、それをほかの人に引き継げなくなってしまうのです。これは極めてストレスフルな状態なのはいうまでもありません。

 

システム部門がすべてのマクロを用意して、メンテナンスの運用なども含めてきちっとルール化しているのであれば、マクロを使うメリットがありますが、中小企業でそこまでの運用は難しいと思います。そのうえ、RPAよりも機能も業務範囲も限られるのであれば、マクロでの業務自動化は得策ではないといっていいでしょう。

 

*1:Excelのマクロプログラミングスキルが必要。 *2:Excelのマクロやその他のプログラミングスキルが必要(連携できない場合もある)。 *3:Officeアプリケーションやドキュメント内のみ。 *4:パソコン操作すべて。
[図表2]RPAとシステム開発の違い *1:Excelのマクロプログラミングスキルが必要。
*2:Excelのマクロやその他のプログラミングスキルが必要(連携できない場合もある)。
*3:Officeアプリケーションやドキュメント内のみ。
*4:パソコン操作すべて。

 

その点、RPAのロボットはその気になれば誰でも作ることができます。これはRPAの大きな優位点です。

パート主婦から文系大学生まで…簡単に作成できるRPA

WinAutomationを例に説明します。WinAutomationではロボットに操作を教えるためのエディタとして「プロセス・デザイナー」という画面が用意されています。

 

プロセス・デザイナーには、ロボットが実行可能なアクションが豊富に用意されており、それらが検索できます。ユーザーは実行したいアクションを探し選択して、必要な項目を入力します。あとは同じ手順で業務に必要なアクションを設定するだけです。

 

プロセス・デザイナーのメインエリア(図表3)には設定したアクションが表示されるので、どのような操作が行われるかは、それを見れば分かります。アクションをダブルクリックすれば設定画面が開き、細かく設定できます。

 

すべて英語表記だが、同じ手順の繰り返しなので難しく感じることなく操作できる。
[図表3]プロセス・デザイナーの画面 すべて英語表記だが、同じ手順の繰り返しなので難しく感じることなく操作できる。

 

ロボットを作ること自体はとても簡単ですが、ロボットにやらせるのであれば、人の手順よりも最適な手順がある場合があります。また一度登録したロボットを変更するには多少の知識やノウハウが必要です。

 

そこで私たちはロボットを作ってメンテナンスするための勉強会を開催しています。3~6日のコースですが、参加した会計事務所の総務部の方が、会計ソフトから必要なデータをダウンロードしてExcelに取り込み、決算関連のレポートを作成するというロボットを簡単に作りました。

 

その方は、プログラミング経験はおろかExcelのマクロさえ作ったことがなく、パソコンは苦手だと言っていたのです。

 

実際、学歴も職歴も専攻もまったく関係なくロボットは作れます。例えば、ある会計事務所では、新入社員が入社3ヵ月でロボットを作っています。パートの主婦にロボット作成を任せている会計事務所もあります。

 

筆者の研究所では大学の文学部に通う学生アルバイトがロボットを作っています。彼女は週2回の勤務ですが、なんの問題もなくロボットを作ってくれます。このように、その気さえあれば誰でもロボットを作り、メンテナンスもできます。

 

 

田牧 大祐

株式会社 ASAHI Accounting Robot研究所 CEO

 

佐々木 伸明

株式会社ASAHI Accounting Robot研究所 CTO

 

 

【勉強会/相談会情報】 

 

少人数制勉強会】30代・40代から始める不動産を活用した資産形成勉強会

 

【医師限定】医師だけしか買えない「不動産投資物件」ご紹介WEBセミナー(※数量限定/参加特典付)

 

【対話型セミナー/複数日】会社員必見!副収入を得るために何をすべきか?

 

【40代会社員オススメ】新築ワンルームマンション投資相談会

株式会社 ASAHI Accounting Robot研究所 CEO

ゼネコン勤務を経て、1999年に中央監査法人入所。
2007年旭会計事務所入所。
2011年税理士法人あさひ会計を税理士3名で共同設立。

2019年に株式会社ASAHI Accounting Robot研究所を立ち上げ、RPAを駆使したFull Auto Journalの全社導入にむけて活動中。

税理士法人あさひ会計 統括代表社員、公認会計士、税理士。

著者紹介

株式会社ASAHI Accounting Robot研究所 CTO

大手保険会社でSEを担当後、外資系企業勤務を経て、グローバルコンサルティングファームでITコンサルタントとして業務改革を多数支援。

税理士法人あさひ会計入社後は、RPAを始めとしたIT、クラウドサービスを活用した業務の効率化を推進。

著者紹介

連載中小企業経営者のための「RPA」入門~RPA導入を成功させる方法~

※本連載は田牧大祐氏、佐々木伸明氏の共著『中小企業経営者のための「RPA」入門』(幻冬舎MC)より一部を抜粋・再編集したものです。

中小企業経営者のためのRPA入門 RPA導入を成功させる方法

中小企業経営者のためのRPA入門 RPA導入を成功させる方法

田牧 大祐

佐々木 伸明

幻冬舎メディアコンサルティング

人材不足に悩む中小企業経営者が今読むべき一冊。 生産性向上の有効な手段であるRPA ――その概要と導入方法を分かりやすく解説! 中小企業の経営者にとって、コスト削減、業務効率化は重要な課題であり、そのための策を…

メルマガ会員限定記事をお読みいただける他、新着記事の一覧をメールで配信。カメハメハ倶楽部主催の各種セミナー案内等、知的武装をし、行動するための情報を厳選してお届けします。

登録していただいた方の中から
毎日抽選で1名様に人気書籍をプレゼント!
会員向けセミナーの一覧