「メールのプリントアウト」を領収書の代わりにするには？

「確認メール」「取引画面」のプリントアウトは可

ネット通販で商品を購入すると送られてくる取引内容の確認メールや、ウェブ上に表示された取引画面のプリントアウトも、領収書の代わりになります。

これらのメールや画面上では、金額や日付、商品名はもちろん、「誰がお金を支払ったのか」という個人名も明記されるので、一般的な領収書よりも情報量は多いと言えます。

領収書の宛て名には会社名を入れますが、代金を支払ったのが本当にその会社の社員かどうかを確認することはできません。しかしネット通販の場合は、メールなどの内容から、間違いなくその人が購入者であることを証明できます。

会社の備品などをネットショップで購入した場合、メールや取引画面上ではその人の個人名が「購入者」となりますが、それを会社の領収書として処理しても大丈夫です。

社内規定で「法人名での購入品しか認めない」などと決められている場合は別ですが、税務上は特に問題ありません。

「納品書だけ」では領収書の代わりにはならない

ネット通販を利用する際に、むしろ注意が必要なのは、商品に同梱されている納品書や出荷明細書の扱いです。

これらはあくまでも「商品を納品しました」という証明であり、「代金を受け取りました」ということを証明するものではありません。ですから、納品書や出荷明細書を単独で領収書代わりに使おうとしても、社内規定に引っかかる可能性があります。

経費として精算する場合は、やはり取引内容確認のメールや取引画面をプリントアウトしたものを領収書代わりとし、必要であれば納品書や出荷明細書を補足として一緒に提出すればよいでしょう。

［図表］メールやウェブの取引画面も領収書の代わりになる

図版・イラスト：桜井勝志