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労働基準法等に照らし、労務管理の事前法務を行う
＜勝つために会社は何をすべきか？ 社労士のポイント解説＞
1．時間管理は、厚生労働省の通達に従え!!
事前法務の目的の1つは、労務コンプライアンスの実現です。その結果として裁判になった場合や、労働基準監督署から調査された際に労働基準法等に照らして法違反をしていないことを証明する準備を事前に行うことです。
労働時間に関する労務管理の事前法務を行うにあたって、具体的な手法を検討するためには、厚生労働省が発表している通達や基準等に沿うことがもっともよい方法といえます。
労働基準監督署の調査の際に、「○年○月○日付け基発第○号に沿っています」と主張し、それが証明できれば、労働基準法違反に問われることはまずありません。厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」（平13.4.6 基発339 号）を発表しました。
ここで、「使用者は、労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する責務を有していることは明らかである」とし、「労働時間の把握に係る自己申告制の不適正な運用に伴い、割増賃金の未払いや過重な長時間労働といった問題が生じているなど、使用者が労働時間を適切に管理していない状況もみられる」として、「使用者が始業、終業時刻を把握し、労働時間を管理することを同法が当然の前提としていることから、この前提を改めて明確にし、始業、終業時刻の把握に関して、事業主が講ずべき措置を明らかにした上で適切な指導を行う」としました。
厚生労働省が「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置を具体的に明らかにする」とした内容は次のとおりです。
1、始業・終業時刻の確認および記録
労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること
2、始業・終業時刻の確認および記録の原則的な方法
ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること
イ タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること
3、自己申告制により始業・終業時刻の確認および記録を行う場合の措置
ア 自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと
イ 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施すること
ウ 労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること
4、労働時間の記録に関する書類の保存
労働基準法109条に基づき、3年間保存すること
5、労働時間を管理する者の職務
当該事業場内における労働時間の適正な把握等労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、労働時間管理上の問題点の把握およびその解消を図ること
6、労働時間等設定改善委員会等の活用
必要に応じ労働時間等設定改善委員会等の労使協議組織を活用し、労働時間管理の現状を把握の上、労働時間管理上の問題点およびその解消策等の検討を行うこと
現認や客観的な記録による始業・終業時刻の把握
2．始業・終業時刻の把握は会社の義務!!
通達にあるとおり、「始業・終業時刻の把握は会社の義務」です。「時間管理を行っていない」、「本人に任せている」という主張は法的には通りません。印鑑だけを押した出勤簿も時間管理しているとはいえません。まずは、始業・終業時刻の把握が絶対必要である前提でスタートしてください。
3．始業・終業時刻の原則的な把握方法は大きく2つ!!
始業・終業時刻の原則的な把握方法は大きく2つあります。
1つ目は、「現認する方法」です。使用者の義務は、労働時間の適正な把握ですので、現認する方法をとれば、必ずしもタイムカード等を利用する必要はありません。現認とは、「実際にその事実や事情の生じた現場にいて知っていること」です。つまり、上司が毎日当該労働者よりも早く出勤して始業時刻を確認し、毎日当該労働者よりも遅く退勤して終業時刻を確認する方法です。この方法は現実としてどれほどの企業が適用できるか疑問が残ります。
2つ目は、「タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録する方法」です。タイムカード、ICカードの他に、指紋認証による記録、静脈認証による記録、クラウドの勤怠システムに打刻する方法等、ITの進化により客観的な記録の方法が進化しています。こうした「客観的な記録を基礎として確認、記録する方法」です。
客観的な記録は不当・虚偽の残業代請求を排除する武器ともなるものです。客観的な記録がない場合には、労働者のメモであっても裁判等で採用されることがあります。手書きのメモの矛盾がいくつも明らかになったメモであっても証拠として採用されている例があります。
客観的な記録を確認して適正な職務配分を行って、はじめて時短に繋がります。
