【プロジェクトマネージャー、戦慄】最悪は訴訟リスクも…複数企業参加のプロジェクト、プロマネが真っ先に行うべき「聞けば当たり前の行動」とは？

プロジェクトに参加する組織が多いほど「言葉の定義」が重要に

所属する部門や組織が違えば、使う言葉も異なります。

それが原因でまったくかみ合わない不毛な議論が続いたり、誤解が生じてミスやトラブルにつながる危険性もあります。

よって、言葉の定義を早い段階で確認することが必要です。

私が「Yahoo！BB」のプロマネをしていた時も、こんなことがありました。

ADSL事業に参入するには、NTTの回線を借りてネットワークを構築する必要があります。それを担当していたのが、シスコシステムズときんでんから出向してきたメンバーでした。

ところが、この2社が使っている用語や書式がバラバラだったのです。

例えば図面を作る際、シスコはNTTの局舎を「◎」で表すのに、きんでんは「■」で記入したり、ある設備機器をシスコは英語の略称で書き込むのに、きんでんは日本語を使ったりしていました。

そのため、お互いが作成した図面が何を指すのかわからず、現場の作業が進まないというトラブルが起きていました。

それを知った私は、すぐに言語の共通化に着手しました。

「局舎は『■』で統一する」「機器の名称は英語で統一する」というように、言語の定義づけをしたのです。

その結果、双方のスタッフのコミュニケーションも円滑になり、図面の作成や現場の作業も加速度的に進むようになりました。

このケースはどちらかといえば専門用語に近い言葉ですが、なかにはもっと一般的な言葉でさえ、まったく異なる意味で使われることがあります。

なかでも「納品」や「納期」という言葉の定義には特に注意が必要です。

この言葉を、「システムをパッケージとして納品するまで」と定義している会社もあれば、「パッケージを納入後、サポートサービスが終了するまで」と定義している会社もあります。

これを最初の時点できちんと定義して、認識を共通にしておかないと、後でとんでもないトラブルになってしまいます。場合によっては、訴訟にまでなりかねません。

プロジェクトに参加する組織が多いほど、プロマネは「言葉の定義」に気を配ることが非常に重要です。

三木 雄信
トライズ株式会社 代表取締役社長