TVやタクシーで頻繁に経理ツールのCMを目にする理由。「電子取引情報」の保存が義務に【必要な準備を有識者が解説】 (※画像はイメージです/PIXTA)

2023年10月から施行される「インボイス制度」と、猶予期間を経ていよいよ2024年1月に、本格的に始動する「電子帳簿保存法」。草創期を迎えたばかりの両法律に潜むリスクを避けるために、企業側が知っておくべきこと、やっておくべきこととは? 新制度対応のソリューション「invox」を手がける株式会社Deepworkを経営、ソフトウェアエンジニアとして自らソフトウェア開発をしていた経歴をもつ、横井朗氏が徹底解説します。最終回は、「電子帳簿保存法」施行による電子取引情報の電子データ保存の本格義務化に向けて必要な準備について説明します。

紙以外での金銭授受の記録はすべて「電子取引情報」

改めて、今回の「電子取引情報」の保存義務化について、その改正内容から見ていくことにしましょう。

 

「電子帳簿保存法」は、①帳簿、②書類、③電子取引情報の3つに分類されています。

 

これまでは③電子取引情報も印刷して紙保存することが認められていましたが、2022年1月1日に施行された「改正電子帳簿保存法」では【③電子取引情報を印刷しての紙保存が禁止】され、電子データとして法律の要件に沿った形での保存が必須になりました。

 

すでに法改正は行われていますが、2024年1月1日までは猶予期間という位置づけになっています。ですが、猶予期間中は何もしなくていいというわけではありません。

 

対応に時間がかかる理由と、具体的でなくてもいいので今後の見通しを説明できるようにしておく必要があります。

 

電子取引情報という言葉は耳慣れない方も多いと思いますが、PDFで送受信する請求書や注文書、ウェブページからダウンロードする領収書、EDIでやり取りする情報など、紙でやり取りする以外の情報はすべて「電子取引情報」に該当します。

 

「電子取引情報」の保存方法で求められる4つの要件

これら「電子取引情報」の保存方法について、「改正電子帳簿保存法」では4つの要件を守ることが求められています。

 

1、使い方がわかる資料を備え付ける

2、すぐに確認ができるようにモニタを備え付ける

3、検索に対応する

4、データの正確性を担保する

 

1、2については税務調査時に使い方が分かりすぐに確認できる状態にしておくためのもので、特に悩むこともないと思いますが、3と4については検討が必要です。

■検索に対応する

検索に対応するための要件を満たすには、日付・金額・取引先の3項目について範囲の指定や、組み合わせての検索を可能にする必要がありますが、システム導入をせずに対応する回避方法も2つ用意されています。

 

1つ目は、税務職員の求めに応じて一括ダウンロードできるようにし、ファイル名に日付・取引先名、金額を入れる(例:20221031_(株)国税商事_110000.pdf)という方法です。

 

2つ目は、表計算ソフトなどで索引簿を作成し、ファイルと情報を関連付けておくという方法です。

 

※検索要件については、個人事業主の場合は2年前、法人の場合は前々年度の売上が1,000万円以下であれば免除されます。
※検索要件については、個人事業主の場合は2年前、法人の場合は前々年度の売上が1,000万円以下であれば免除されます。
 

■データの正確性を担保する

正確性の担保では、下記のいずれかの措置を取る必要があります。

 

□タイムスタンプが付与された書類を受け取る。もしくは、受け取った書類にタイムスタンプを付与する。

□訂正削除の記録が残る。もしくは、訂正削除ができないシステムを利用する。

□訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける。

 

このように、「電子取引情報」の保存には細かくルールが決められており、すべての事業者にとって何らかの対応が必要となる法改正なのです。

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    代表取締役CEO

    株式会社Deepwork

    1977年東京生まれ。ソフトウェアエンジニアとしてERPパッケージの開発など数多の新規事業開発を手がける。
    2019年に株式会社Deepworkを設立し代表取締役に就任。ビジネス・ブレークスルー大学大学院にてMBAを取得。

    経理業務を自動化するクラウドサービスinvoxの提供を通じて、生産性を向上と価値ある時間の創出に取り組む。

    https://deepwk.com/

    著者紹介

    連載目前に迫る!経理のデジタル化を義務づけられる新制度。陥りがちな罠を、専門家が徹底解説

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