TVやタクシーで頻繁に経理ツールのCMを目にする理由。「電子取引情報」の保存が義務に【必要な準備を有識者が解説】

TVやタクシーで頻繁に経理ツールのCMを目にする理由。「電子取引情報」の保存が義務に【必要な準備を有識者が解説】
(※画像はイメージです/PIXTA)

2023年10月から施行される「インボイス制度」と、猶予期間を経ていよいよ2024年1月に、本格的に始動する「電子帳簿保存法」。草創期を迎えたばかりの両法律に潜むリスクを避けるために、企業側が知っておくべきこと、やっておくべきこととは? 新制度対応のソリューション「invox」を手がける株式会社Deepworkを経営、ソフトウェアエンジニアとして自らソフトウェア開発をしていた経歴をもつ、横井朗氏が徹底解説します。最終回は、「電子帳簿保存法」施行による電子取引情報の電子データ保存の本格義務化に向けて必要な準備について説明します。

運用検討における、おすすめのステップ

このような要件を理解したうえで、各社が運用方針を検討する事になりますが、影響する業務範囲は広く、関係者も多いため難しい検討が待ち受けています。

 

運用の検討は1、何を保存するか 2、どこに保存するか 3、登録・確認のタイミングや方法、の3つのステップで進める事をお勧めしていますが、判断に迷う場合は導入サポート付きのサービスを検討すると良いでしょう。

 

1、何を保存するか

取引先とやり取りしている書類や情報を洗い出し、どこまで保存対象とするかを決める。

 

2、どこに保存するか

自社の既存システムで「電子帳簿保存法」の要件に対応できるのか、できないのであれば新たにシステムを導入して対応するのか、システムを利用せずに対応するのかを検討し、どの情報をどこに保存するかを決める。

 

3、登録・確認のタイミングや方法

いつ誰がどのタイミングで登録したか、確認の有無や確認方法を決める。

電子帳簿保存法対応システム、選定のポイント

検討の結果、何らか電子帳簿保存法対応のシステムの導入が必要となった場合は、下記の点を意識してシステムを選定しましょう。

 

下記に記載したポイントのなかでも特に重要なのは、「登録したデータが出力できるかどうか」という点です。

 

出力ができないシステムの場合はデータが人質状態になってしまい、法定保存期間(7年~10年)の間、同じシステムを使い続けなければなりません。

 

長期にわたり制約を受ける可能性があるため十分に注意してください。

 

単なる法対応で終わらせないためのポイント

2022年1月以降、弊社のソリューションを利用する多くの方が、「改正電子帳簿保存法」対応の運用を開始しています。

 

すでに運用を開始している皆さんとお話ししていて感じるのは、ゴールを法対応に設定するのではなく、電子化による業務の効率化までを見据えながらも、業務の変更を最小に抑え、スモールにスタートするのが、「電子帳簿保存法対応」を成功させるコツという事です。

 

時間が足りないなかで対応を進めると、最低限の法対応で終わってしまい、電子取引と紙で保存が分かれ、面倒な作業が増えただけという状況を招きかねません。

 

いま現在で紙が多い事業者であればあるほど、電子化に向けた助走期間を長めに取り、2024年1月1日にスタートする本格義務化に向けた準備をすることをお勧めしています。

税務調査で慌てないために、計画的な準備を

本連載では、全3回で「インボイス制度」と「改正電子帳簿保存法」への対応方針ついて解説しました。

 

いずれも全事業者に影響し、対応が必須の法改正となっていますので、税務調査で慌てないようにするために計画的に準備を進めておきましょう。

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