2024年1月から、取引書類の電子データ化が義務に

「電子帳簿保存法」は1998年から存在する所得税、法人税法の書類の保管ルールを決めた法律です。

2022年1月の改正で、「電子取引情報」の書面保存が禁止となり、PDF等で授受した情報は、電子データでの保存が義務づけられました。現在は2年間の猶予期間中となり、2024年1月から本格的に義務化が始まります。

取引先との紙以外でのやり取りは、すべて「電子取引情報」に該当

「電子取引情報」といってもピンと来ない方が多いと思いますが、具体的には下記のようなものが「電子取引情報」に該当します。

●電子メールにより受領または交付した請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）

●インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ

●電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

●クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

●特定の取引に係るEDIシステムを利用

●ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

●請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

つまり、取引先とやり取りする情報のうち、紙でやり取りするもの以外は「電子取引情報」に該当するということです。

これらについて、いままでは紙に印刷しての保存が認められていたのですが、今回の改正により書面での保存が禁止になり、きちんと要件を満たした形での電子データでの保管が必要になります。

「電子帳簿保存法」への未対応で、罰則を受ける可能性も

「電子帳簿保存法」への対応ができていないと所得税・法人税法上の罰則を受ける可能性があります。

一番可能性が高いリスクとしては、取引の証拠が正しく保存されていない事を理由に費用が否認され、納税額が増えるという事です。さらには悪質と判断されると、青色申告の承認が取り消される可能性もありますので、現実的かつ悪質と判断されないレベルの対応は、しっかりと行う必要があります。

「電子帳簿保存法」の具体的な準備については第3回でご紹介します。