保管義務はないが、業務上、保管せざる得ない場合も

　Q　

個人貸主のマイナンバーが記載された借家家賃の支払調書は何年保管すべきか？

　A　

１．借家家賃の支払調書は、借主は保管しておく義務はない。売買の支払調書も同様である。

２．したがって、理論的には個人貸主のマイナンバーが記載された家賃の支払調書は、控えを取らずに税務署に提出するか、コピーを取った場合にもその控えは速やかに破棄すべきである。

３．ところが、現実問題としては、貸主等から照会のあった場合などに備え、発行者としてはある程度の期間保存しておく必要がある。特に、個人情報保護法で、「税務署に支払調書を提出するため」と説明すると、貸主から「どんな支払調書を税務署に出したのか？控えを欲しい。」と要請されることも多いと思われる。

保管する場合には最長7年間が限度と考えられる

４．平成27年4月17日、特定個人情報保護委員会（平成28年1月1日より個人情報保護委員会に改組）『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラン（事業者編）』及び『（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラン』の、下記Q＆Aには、マイナンバーの記載された支払調書の控えを保管するのは違法にならないが、最長、税務の関係資料の保管期間である7年が限度と考えられるとする旨の説明がされている。

Q：支払調書の控えは保存義務が課されていませんが、支払調書の作成・提出後個人番号が記載された支払調書の控えを保管することができますか。

A：支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環として認められると考えられます。

支払調書の控えを保管する期間については、確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断してください。なお、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長でも7年が限度であると考えられます。（平成27年4月追加）