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「作り方」と「やり取りの方法」で区分が決まる
電子帳簿保存法は「3つの区分」を理解することが一番大切です。
1つ目は「電子帳簿等保存」。いきなり法律の名前と似ていてわかりづらいですよね。これには、「電子」で作った「帳簿」と「取引関係書類」が含まれます（「等」のなかに、「取引関係書類」という意味が隠されているというわけです）。この区分で経理部以外の部署の会社員に関係するのは、主に「自分がパソコンで作った取引関係書類」で、電子帳簿等保存のルールに従って保存します。「自分がパソコンで作った取引関係書類」となると、見積書の控えや、請求書の控えなど、主に「控え」の保存に関する区分だと考えましょう。
2つ目は「スキャナ保存」です。スキャナやスマホカメラなどを使って、取引関係書類を電子化する際は、このスキャナ保存のルールに従って保存します。スキャナ保存は、主に「相手から手渡しや郵送など、アナログなかたちで受け取った書類」が分類されると考えましょう。
3つ目は、電子取引です。ここには「電子で取引をした情報や取引書類」が含まれます。紙を使わず、電子を介してやり取りしたら、渡した側も、受け取った側も、すべて電子取引のルールで保存しなければいけません。
3つの区分のなかで、3つ目の電子取引だけが義務化されます。2024年1月1日以降、電子を介してやり取りをしたら「紙に出力した状態で、取引関係書類を保存しておく」ことが禁止となり、必ず電子データのまま、原則7年間保存しておかなければなりません。
電子データで保存をする際は、最初に保存をする書類がどの区分に該当するかを考えなければなりません。
◆電子帳簿保存法の「3つの区分」
電子帳簿保存法では、書類の種類とやり取りの方法で、全部で3つのパターンに分けられています。
1. 電子帳簿等保存
パソコンで作って印刷・郵送等した領収書や契約書などの書類は、わざわざ印刷・ファイリングしなくても、PDF等の電子データで保存しておけば紙の保存はなしでOK。
【任意】やりたい会社だけ（やらない会社は印刷して紙で保存でもOK）
2. スキャナ保存
郵送など、紙の書類として取引先から受け取った領収書や契約書の書類は、スキャナを使ってPDF等にデータ化をして、電子データで保存しておけば紙の保存はなしでOK。
【任意】やりたい会社だけ（やらない会社は紙で保存でもOK）
3. 電子取引
メール添付やクラウドへのアップロードで、発行・受け取りをした領収書や請求書などは、必ず電子データで保存しておくことに。印刷した紙だけで保存しておくことはNGになります。
【義務】2024年1月1日からはすべての事業者で紙だけでの保存は不可
◆3つの区分で経理以外の社員にかかわる書類はコレ！
電子帳簿保存法の大きなポイントは、自社から書類を発行するときと、取引先から受け取るときで保存のルールが変わること。それらの書類も、電子取引をしたら必ず電子データで保存します。
《Key Word》
取引関係書類
請求書や見積書、納品書など取引の証拠になるような書類。
決算関係書類
貸借対照表や損益計算書など、数値から経営状況を把握できる書類。
中島 典子
税理士、社会保険労務士、CFP
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