「セル結合」は使いどころが重要…「別の機能」を知っておこう

なお、セル結合について、勘違いしないでほしいのは、すべてのセル結合がダメなわけではないということです。Microsoftさんも、必要だからセル結合の機能を付けているわけです。確かにセル結合すると見栄えはよくなりますからね。

 

「いや、てかそもそもセル結合ってどうやるの？」←結合したいセル範囲を選択し、［ホーム］タブ→［セルを結合して中央揃え］をクリックです（図表13）。

 

 

ただし、セルを結合すると並び替えや集計ができなくなります。このことを理解してください。使い所を間違えると、後々面倒なことになりますから。

 

「いや、自分はどうしてもセル結合したいんだ！」←そこまで言うなら止めません。ただ、選択範囲の中央という機能を知っておいてください。

 

まず、セル結合と同じように、文字を中央に表示したいセル範囲を選択します。そして、右クリックすると表示されるメニューから、［セルの書式設定］をクリックしてウィンドウを開きます。

 

［配置］タブにある［横位置］の［選択範囲内で中央］を選択して［OK］をクリックします。すると、選択したセル範囲内で文字が中央に表示されます（図表14・15）。

 

 

 

セル結合だと結合したセルが選択されますが、この場合はA1セルやB1セルを選択できます。ちなみに、値自体は初めに入力したA1セルに入っています（図表16）。

 

元データが「データベース形式ではない」ときの対処法

「記事前半のように、『データベース形式が大事』ってのはわかるんだけど、実際のExcelファイルがデータベース形式じゃないから困ってるんだよ！」←そうなんですよね。私もそうでしたから、その気持ちよくわかります。Excelの機能には、元データをデータベース形式にする機能や関数があります。それらを使ってデータベース形式にする方法を紹介します。

 

～方法1 区切り位置｜［データ］タブ→［区切り位置］または【Alt】→【A】→【E】

1セルに複数のデータがある場合、多くは「，（コンマ）」「、（読点）」などの記号によって区切られて入力されています。こういった目印となる記号で区切られている場合は、［区切り位置］機能で複数のセルに分割することができます。

 

記事前半で取り上げたデータを元に考えてみましょう（図表17）。

 

 

複数データが入力されているセルを選択し、［データ］タブ→［区切り位置］をクリックします。

 

 

年度ごとのデータにセルを分離できましたが（図表20）、このままではまだ数値データとしては使用できません。

 

 

FIND関数やLEFT関数、MID関数などを使えば、数値や年度などを単独のデータとして抜き出せます（図表21）。

 

 

また、次の例では、読点ではなく「:（コロン）」で区切られた複数データを分割します（図表22）。

 

 

 

「既にデータがありますが、置き換えますか？」で［OK］をクリックします（図表23）。

 

 

～方法2 検索と置換｜【Ctrl】＋【H】

性別という項目に「男」「男性」「M」など異なる表記が混在している、なんてことありませんか？　私の職場では実際にありました。表記が異なる（表記ゆれがある）と、たとえ同じ意味でも別々に集計されてしまいます。そんなときは［検索と置換］機能で、データの値を統一しましょう。

 

【Ctrl】＋【H】を押すと、「検索と置換」ウィンドウが開きます。これを使って「スペースの置換」と「改行の置換」をすれば、余計なスペースや改行を消し去ることができます。

 

「検索と置換」ウィンドウの［検索する文字列］のテキストボックスに「（スペース）」を入力します（図表24）。［置換後の文字列］には何も入力しないでください。［すべて置換］をクリックすると、シート内のスペースがすべて無くなります。

 

 

では、改行はどうでしょうか？　［検索する文字列］のテキストボックスで【Enter】を押してもダメです。この場合は、【Ctrl】＋【J】を押してください。押しても何も入力されていないように見えますが、そのまま［すべて置換］をクリックすると、改行が削除されます。

 

 

ちなみにこの［すべて置換（A）］。【Alt】と【A】を一緒に押す（【Alt】＋【A】）と、［すべて置換（A）］をクリックしたのと同じになります。これ、絶対気づかないですよね。

 

～方法3 表示形式｜【Ctrl】＋【1】

価格に「100円」と打ち込んでいませんか？　「円」まで入力すると、文字列になってしまい計算できません。［表示形式］を設定して、「100」と入力すれば「100円」と表示されるようにしましょう（図表26）。表示は「100円」ですが、数値の「100」として扱われます。

 

 

～方法4｜データ整形の関数（CLEAN関数、TRIM関数）

データに改行が入っていたり、スペースが入っていると、データを正しく読み取れなかったり、表記ゆれのように正しくデータを区別することができなくなってしまったりします。そんなときは、CLEAN関数で改行を取り除き、TRIM関数で余計なスペースを削除しましょう（図表27）。

 

 

～方法5 テーブル化｜【Ctrl】＋【T】

データベース形式のデータを作成するのにおすすめなのが、［テーブル化］です。表の装飾に使用する人が少なくないようですが、テーブル化を使うと便利な機能が利用できるようになります。

 

テーブル化の方法は簡単です。テーブル化したいデータの表上で【Ctrl】＋【T】を押すと、「テーブルの作成」というウィンドウが表示されます。範囲を確認して［OK］ボタンをクリックします。このとき、先頭の行はデータの見出しにしておきましょう（図表28）。

 

 

テーブルのスタイルは［テーブルデザイン］タブ→［テーブルスタイル］から好きなものを選択して変更できます。テーブル化されたデータは、フィルター機能やソート機能が自動的に付けられます。

 

さらにデータを一番下に追加すると、自動的にテーブルスタイルが適用されます（図表29）。

 

 

また、データ列の追加も自動で対応します。次の例では、1行目の「個数」の隣に「小計」と入力すると、ヘッダーのスタイルが自動で適用されます。E2セルに「=」と入力し、C2セルを選択→「*」と入力→D2セルを選択してみてください。すると、「=[@値段]*[@個数]」と表示され、自動で下まで補完されます（図表30）。

 

 

ここでセルに入力した式に注目してください。「=[@値段]*[@個数]」と書かれていますね。これは、構造化参照と呼ばれるもので、テーブル化されたデータを参照する方法です。この例の他にも、たとえば小計をすべて合計するのに「=SUM（[@小計]）」と入力して計算できます。データの見出しを使って参照できるので、先ほどのように後からデータを追加しても、その範囲まで自動的に対応してくれるのです。

 

～方法6 フリガナを正しくする（PHONETIC関数）

自分で入力した場合と、Webからコピペした場合、同じ「山田太郎」でも別の値として認識されることがあります。Excelにとっては、「山田太郎（ヤマダタロウ）」と、「山田太郎（※フリガナなし）」は別のデータなのです。別のデータということは、並べ替えや抽出がうまくいきません。こういうときはPHONETIC関数を使って、フリガナデータを確認しましょう。

 

またはアイコンの「ア／亜」を押す、もしくは【Alt】＋【Shift】＋【↑】で、セルの漢字の上にフリガナが表示されます。もし正しいフリガナになっていなければ、そこで設定できます。

 

 

以上をまとめると、フリガナの確認に使える方法は次の3つです。

 

 

このようにいろいろな引き出しを持っておくことが、Excel作業においても人生においても大事なことです。

 

 

Excel医

30代内科医。Excel大好き。職場のあだ名は「Excelの神」。職場の悲惨なデータベースを見てExcelを猛勉強し、初心者レベルからVBAを習得するまでに至る。さらにはユーザーフォームで組織内のシステムを構築。

Excel学習で「業務改善」「生産性向上」「時短」に成功し、人生を変えた。その経験を世の中に発信したく、2020年6月からTwitterを開始。非IT系のExcel初心者に向けたツイート、わかりやすいツイートがバズり、フォロワー数は16万人を超える。著書に『Excel医の見るだけでわかる！ Excel最速仕事術』（宝島社）がある。