英文メールを書く際に最も大事なことは「1文しか書けないとしたら何を書くのか」そして「その1文が明瞭かつ具体的で相手に意図がきちんと伝わるか」です。ここでは、具体的なシチュエーションに合わせたメール例を解説します。 ※本記事は、ビジネス英語研修会社Q-Leap代表取締役社長・浅場眞紀子氏の著書『英文Eメールハンドブック』(アルク)より一部を抜粋、再編集したものです。
「日本人が書きがちな英文」からランクアップ!ビジネス英語メール例 (※写真はイメージです/PIXTA)

シチュエーション②依頼

頭に浮かんだ内容---------------------------------------------

 

社内でプロジェクトAへの提案募集をしなくてはいけないんだった。2月15日の締め切りで依頼しよう。

 

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(T)プロジェクトAへの提案 proposals/suggestions/ideas for Project A
(C)募集しています(提出をしてください) invite/submit
(I)(締め切り)2月15日 February 15

 

【日本語発想例】

 

Please submit your suggestions for Project A.
(プロジェクトAへの提案を提出してください)

提出が義務である印象を与えるやや硬い表現ですが、意図は十分に伝わります。少し柔らかい言い方にしたい場合は、Could you~?と疑問文にしてもいいでしょう。付加情報(締め切り日)を加えて完成させます。

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Please submit your suggestions for Project A by Feb 15.〈10語〉
(2月15日までにプロジェクトAへの提案を提出してください)

 

Could you submit your suggestions for Project A by Feb 15? 〈11語〉
(2月15日までにプロジェクトAへの提案を提出していただけますでしょうか)

 

【英語発想例】

 

日本語発想例で使ったplease submitの代わりにinviteを使うと、よりフレンドリーで温かい印象になります。

We are inviting your ideas for Project A with a deadline, Feb 15.〈13語〉
(プロジェクトAへの皆さんのアイデアを2月15日の締め切りで募集しています)

 

文法・表現TIPS---------------------------------------------

 

invite someone’s ideas:~のアイデアを求める、~のアイデアを募集する

⇒意見やアイデア等を募集するときによく使われる表現です。もっと大掛かりな募集の際にはcall for~(~を募集する)という表現があります。call for~は、学会による論文募集やカンファレンスへの参加を呼び掛けるときにもよく使われます。CFP(=Call for papers。論文募集)という略語もあるくらいです。

 

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シチュエーション③提案

頭に浮かんだ内容---------------------------------------------

 

事業コストの削減に関して意見を出すように言われた。単純な事務作業を外注することを提案してみよう。

 

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(T)単純事務作業の外注 outsourcing simple office work
(C)提案する、勧める、解決策 recommend、suggest、solution
(I)(目的)事業コストを削減するため (in order)to reduce running costs

 

【日本語発想例】


I recommend outsourcing simple office work.
(単純な事務作業の外注を勧めます)

学生時代に習った表現で作れるシンプルな文です。トピックとコントローリングアイデアがしっかりしていれば、きちんと伝わる文ができます。付加情報(目的)を加えて完成させましょう。

I recommend outsourcing simple office work to reduce running costs.〈10語〉
(事業コストを削減するため、単純な事務作業の外注を勧めます)

 

●目的は『to不定詞』で表現することができます。

 

【英語発想例】

 

You might want to consider outsourcing simple office work to reduce running costs.〈13語〉
(事業コストを下げるために、単純事務作業の外注を検討した方がいいかもしれません)

You might want to~(~した方がいいかもしれません)は学校ではあまり習いませんが、控えめかつ丁寧に提案するときにとても便利な表現です。ビジネスでは活用できる場面が多いので、ぜひ覚えておきましょう。間接的に提案する表現としては他にも、One solution is~(1つの解決策としては~)やAn alternative solution would be〜(1つの代替案としては~)などがあります。

 

文法・表現TIPS---------------------------------------------

 

running costs:事業コスト(人件費、賃料、光熱費などを含む常にかかる費用)

⇒コストに関連する表現は他に HR costs / employee expenses(人件費)、start-up costs(起業コスト)、advertising costs(宣伝・広告費)、research expenses(研究費)、technological expenses(技術費/コスト)などがある。

 

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浅場 眞紀子

ビジネス英語研修会社Q-Leap 代表取締役社長