ビジネス英語メールのコツ、「1文はできるだけ短く」であるワケ

「英文を書くのに時間がかかりすぎる」「要旨がぼやけてしまう」…そんな悩みを解消する、英語を使ったEメール作成の基本について解説します。　※本記事は、ビジネス英語研修会社Q-Leap代表取締役社長・浅場眞紀子氏の著書『英文Eメールハンドブック』（アルク）より一部を抜粋、再編集したものです。

（※写真はイメージです／PIXTA）

英文ライティングの本質を「Eメール作成のルーティン」で捉える

皆さんは「さて、これからメールを書こう」というその時にまず何から始めますか？　いきなり何の準備もせずにHelloなどとキーボードを打ち始めていませんか？

「書き手が最終成果物のあるべき姿を明確にイメージできていればいるほど、そのライティングが成功する確率は高い。（“The more clearly the writer perceives the shape, the better are the chances of success.”）」と言ったのは The Elements of Styleという、英語圏のライターであれば知らない人はいない本の著者、W.ストランク、Jr. とE.B. ホワイトです。

英文メールで大事なことは伝えたい内容を相手に正確に、簡潔に届けることです。そのためには準備は必須となります。5分でも良いのです。メールを書く前に静かに座って、効果的に伝えるための戦略を練るルーティンを入れるようにしましょう。

効果的なEメールを書くためのプロセスとして、私は次のルーティンを上から順番に実行することをお勧めします。

【メール作成のルーティン】

◆一番伝えたい内容を決める（日本語でも英語でもOK）

◆「トピックセンテンス」を作る

◆件名を作る

◆トピックセンテンスを基に、必要な情報（場所、時間、価格、条件、理由など）を加える

◆必要があれば丁寧さなどを加える

小説であれ、エッセイやEメールであれ、書く前にはまず「考える」ことが大事です。Eメールの場合なら、考えるべきことは「そのEメールを出すことで自分が得たい結果は何か？」、つまりメールの目的です。一般的には次のようなものが考えられます。