コロナ禍で急増する「電子取引」…証憑の保存はどうする？

最近は請求書や領収書などの書類を、メールやシステムでやり取りするケースも増えてきました。特にコロナ禍の影響でテレワークを推進している企業も多く、極力紙ベースではなくデータでのやり取りにシフトすることを検討しているケースもあるでしょう。今回は電子取引による書類の保存方法について解説します。

そもそも「電子取引」とは何なのか？

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。取引情報は、契約書、請求書、領収書等の書類に通常記載される事項であり、これらの情報を電子上でやり取りする取引になります。

紙からデータへ（※画像はイメージです／PIXTA）

具体的には、以下のようなものが該当します。

電子取引による書類の保存は、税務署の承認が不要

電子データでの書類の授受がされた場合、大きく以下の二つに分けられます。

（1）電子データでも行うが、紙も発行されるケース

（2）電子データで完結するケース

（1）については、たとえばメールで請求書を送った後に、原本を紙で郵送するようなケースです。紙が出る以上は、その紙を保存する義務が出てしまいます。紙ではなく電子データで保存をしたい場合は、3ヵ月前までに税務署へ承認申請が必要です。相手から受領する請求書や領収書を電子データとして保存する場合は、スキャナ保存といって、タイムスタンプを付与する必要があります。

（2）については、①紙に出力したものを保存、②電子データのまま保存、のいずれかを選択することになります。ここが重要なポイントですが、②電子データのまま保存を選択した場合でも、税務署への承認申請は不要です。

ただし、電子取引につき無条件で電子データのまま保存することを認めているわけではなく、一定の要件を満たす必要があります。逆に言えば、一定の要件を満たすのが難しい場合は、①紙に出力したものを保存することが求められます。