管理会社からの値上げ要請をきっかけに、約3割のコスト削減に成功！管理組合が実践した「管理委託費の適正化」とは？

管理委託費の増額申し入れを機に見直したケース

〔1〕管理組合の相談内容

［図表1］外観イメージ 出典:『マンション管理「お金」の最適解』（学芸出版社）より抜粋

当社セミナーに参加した理事長さんから、「管理会社から管理委託費の増額の申し入れを受けたほか、今後修繕積立金の増額改定の検討も必要なので、管理委託契約を見直したい」との相談を受けました。

その後、理事会で当社の業務内容について説明したところ、まずは「管理コスト適正化診断プログラム」を実施することになりました。

管理組合から委託契約書や決算書、長期修繕計画書などの資料を提供してもらったうえで、現地調査も含めて診断した結果の概略は以下の通りです。

（1）従前の財政状況
1）管理費会計
会計収支の安全余裕率（全体収益に対する収支差額の比率）が6.5％あり、特段問題がない状況でした。

［図表２］管理費会計の収支状況 出典:『マンション管理「お金」の最適解』（学芸出版社）より抜粋

2）修繕積立金会計
現状の徴収額を前提とした場合、長期修繕計画で見込まれる修繕費（609百万円）に対して約29％（176百万円）の資金不足が生じる状況でした。これを解消するには、現状比で年間6百万円弱（@91円/m²・月）の増額改定が必要な状況でした。

これを専有面積あたりの月額単価で換算すると、簿外債務を解消するには、今の修繕積立金（@140円）を@91円増額し、@231円にする必要があります。

［図表3］修繕積立金会計の「簿外債務」試算 出典:『マンション管理「お金」の最適解』（学芸出版社）より抜粋

（2）管理委託費の査定結果
管理員や清掃作業、設備の保守点検、出納・会計などの事務管理といった、管理会社に委託している各業務項目ごとに査定したところ、以下のとおり結論を導きました。

■現行の管理仕様を維持した場合、現在比約14％の削減余地あり（年間経済効果:160万円）。

■管理員業務や設備管理業務の一部の仕様が下記の通り過剰な仕様で設定されているため、これらを「標準レベル」に変更した場合、現在比で約29％の削減余地あり（年間経済効果:333万円）。

1）管理員業務と日常清掃業務
【従前の仕様】
・管理員業務:週6日勤務（週1回日常清掃を実施）
（週5日:実質7.5時間/日勤務週1日:3.5時間/日勤務）
・日常清掃:週5日:3時間/日実施（スタッフ1名派遣）

→1日あたりの管理員の勤務時間を考慮すれば、管理員に日常清掃を兼務させて清掃員の派遣をやめることも可能と考えました。

2）設備管理業務
【従前の仕様】「年4回」の点検
建物共用部全体のほか、各付属設備（電灯設備、植栽、外構、ゴミ置き場、排水溝など）また、建物全体の年次点検（年1回）を実施。

→各設備に特化した点検も別途実施されているため、当該点検の頻度は「年2回」で十分と考えました。

3）機械式駐車場保守点検
【従前の仕様】「年6回」の点検

→既存設備は昇降3段式の汎用的な仕様のため、点検頻度は「年4回」で十分と考えました。

以上の診断結果から、修繕積立金の増額リスクを抑えるためにも管理委託費の適正化を進めてはどうかと提案しました。

その後、管理組合から改めて管理委託契約の見直しを実行するためのコンサルティングをご依頼いただきました。