洗練されたビジネス英語メールについて、ビジネス英語研修会社Q-Leap代表取締役社長・浅場眞紀子氏が解説。　※本記事は、書籍『英文Eメールハンドブック』（アルク）より一部を抜粋、再編集したものです。
どんな場面でも共通する「英文構成」ビジネス英語研修のプロが紹介 （※写真はイメージです／PIXTA）

「苦情」は前置き・状況説明・念押しを

苦情の内容や深刻さ、緊急度によってメールの長さは変わります。

 

［例］購入した商品等について苦情を伝え対応してもらうなど

 

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〈宛名〉

Hi Todd

 

〈パラグラフ1：前置き、具体的な用件〉

I'm writing to inform you that there seems to be some problems with the cloud document organizer we recently purchased from your company. Some of my colleagues in my department are complaining about the software's slow response when it gets connected to a printer.

 

〈パラグラフ2：状況・背景説明⇒自分のポジションを正当化〉

Since we are a law firm, it is vital that we process a huge amount of paperwork without stopping.

 

〈パラグラフ3：改善要求、代替案、解決案などの要求、念押し〉

Can you arrange an engineer to come over and check the connection before noon today? We have some clients visiting us in the afternoon, so if you could fix the problem in the morning, that would be great.

 

〈結辞〉

Kind regards

 

〈送信者の名前〉

Helen Watts

 

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［訳］

 

トッド

 

あなたのところから買ったクラウド上のドキュメント管理ソフトに問題があることを伝えるためにメールを書いています。同じ部門の同僚何人かがプリンターに接続したときのソフトの反応の遅さに苦情を言っています。

 

ここは法律事務所なので、かなりの量の書類を止まらずに処理することが生命線です。今日の午前中にひとり技術者をよこして接続を確認してもらえないかしら。午後は何人か顧客が来るので、午前中に問題を解決してくれるとありがたいです。

 

よろしくお願いします。

 

ヘレン・ワッツ