どんな場面でも共通する「英文構成」ビジネス英語研修のプロが紹介

（※写真はイメージです／PIXTA）

英語の文章構成ルール

手紙であれ、スピーチであれ、英語ではほぼ同じステップを踏んで論理展開をします。Eメールもそれにのっとった構成で書くと、誰にとっても理解しやすい情報提供・意見の伝え方ができるでしょう。特にここで紹介するネガティブな内容を伝えるケースでは注意が必要です。

①一般的な英文メールの構成

日本語の場合と異なり、最も大事な内容をメールの最初の方に持ってくるのが英語では一般的です。

「英文メールの返事を、一生懸命詳しく丁寧に書いたのに、全く読んでもらっていなかった」という話をよく聞きますが、メールの趣旨はあくまでも簡潔に必要な情報を相手に届けることです。

多忙を極め日々たくさんのメールを受け取る相手だと、件名とメール本文の出だし数行以上は読んでもらえないこともままあります。だからこそ、件名とメールの最初の数行で大事な内容が伝わるように心掛けて書く必要があります。

②特定の目的を持つ英文メールの構成

特定の目的を持つEメールでは、その効果を高めるために一般的なEメールとは異なる構成で書かれることがあります。次にいくつかの例を紹介します。