マニュアルがあれば、資格のない従業員に仕事を任せられる

士業やコンサルタントのビジネスでチームを作りオーナー化するときのポイントは、「仕事を人につけず、人を仕事につけること」。つまり、自分でやらなくてよい仕事を人にまかせることです。

「従業員に仕事をまかせたいけれど、専門的な仕事をどうやってまかせるかが難しい」と悩まれている士業の方も多いようですが、未経験の従業員にでも仕事を渡すことはできます。

そのためになくてはならないのがマニュアルとチェックリストです。マニュアルは、書いてあるとおりにやったら作業が終わる作業手順書のこと。いっぽう、チェックリストとは、作成した資料や成果物が正しくできたかどうかを確認するための資料のことです。

では、どうやって未経験の従業員に仕事を渡したらいいのか？　これまで私がやってきた、未経験の従業員への仕事の渡し方についてお伝えします。

そもそも私がマニュアルやチェックリストをつくりはじめたきっかけは、私が税理士事務所をはじめた当初に働いていた従業員3名全員が、税務業務が未経験だったことに端を発していました。

しかも私は、自分で言うのもなんですが、もともと税理士業務が苦手で、決算書や申告書をつくるときに細かいところをよく間違えました。

お客様には表立って迷惑をかけない程度の小さい間違いとはいえ、税務署から修正を求められることもあり、手間も時間もよけいにかかります。それをなんとかしたくて、決算書や申告書を私がつくった後、従業員にチェックをしてもらおうと思ったのです。

しかし、「チェックしてね」と言っただけでは、税務の知識がない従業員には、なにをチェックしていいのかがわかりません。

そこで彼らにもわかるように、たとえば「A表の1列めの3番めの項目と、5列めの4番めの項目の数字がいっしょかどうかを確認してください」といった個別具体的なチェック項目をすべて書き出したマニュアルと、正しくできているか確認するためのチェックリストをつくりました。

それらを使って従業員たちに10か所くらいの数字のチェックをお願いしたのです。

従業員たちは、はじめこそ〝なにをやっているのかわからない〟といった感じでしたが、マニュアルとチェックリストを見ながらのチェック作業を続けているうちに慣れてきて、なんのためのチェックか、しだいに作業意図も理解し、少しずつ自分の仕事の範囲を広げていってくれました。

私がつくった簡単なマニュアルもチェックリストも、従業員が使うたびに必要なことを書き加えて、どんどん更新されていきました。

マニュアルやチェックリストをつくるときにも大切な考え方が「10点合格」の考え方です。

マニュアルもチェックリストも最初から完璧なものをつくろうと構えるのではなく、100点中10点でも5点でもいいので、少しでもできたらすぐにリリースして使ってみます。

後は、従業員が使いながらブラッシュアップすることで、どんどんよいものになっていきます。「リリース＆ブラッシュアップ」です。

多くの会社ではマニュアルをつくるときに、はじめから「100点満点の完璧なものをつくって、そのとおりやらなければいけない」と思っているようです。

しかし、マニュアルは、見てそのとおりにやるためだけの〝完全無欠のお手本〟ではありません。使うたびに必要に応じて修正したり書き加えたりして、つねに更新していく〝永遠のたたき台〟だくらいに思って運用と改善を重ねるほうが、かえって早く良いマニュアルができます。