（※写真はイメージです／PIXTA）
「1メッセージ」例文で詳しく見てみましょう
次の2つのサンプルはほぼ同じ内容ですが、読みやすさには大きな違いがあるはずです。
《×悪い例》
パラグラフ分けがなく1つの塊になっている ⇒ 情報が探しにくい
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Andy,
I'm writing to inform you of the latest status of Shipment #551. Currently our ship is waiting off the port of Yokohama due to the delayed loading schedule of XYZ Liner's container vessel. It seems it will take another 15 to max 24 hours for them to finish the loading. Accordingly, our ship is tentatively schedule to duck on early Tuesday morning. I'll drop you a line as soon as our discharging schedule has been updated. Meanwhile, could you send me the breakdown of your next shipment?
Best,
Mark
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［訳］
アンディへ
受注番号551の積み荷の最新の情報についてお知らせするためにメールを書いています。現在XYZライナー社のコンテナ船の積荷スケジュールの遅れにより弊社の船は横浜港沖合で待機中です。（XYZライナー社の船は）まだあと15時間から最大で24時間は積み込みにかかりそうです。それに伴い、弊社の船は取りあえず火曜日の早朝に桟橋につける予定です。荷揚げの予定が更新され次第連絡を入れます。それを待つ間、御社の次の出荷の詳細をいただけますか。
よろしくお願いします。
マーク
《◎良い例》
アイデアごとにパラグラフ分けされている ⇒ 情報を探しやすい
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Andy,
〈メールの趣旨〉
*I'm writing to inform you of the latest status of Shipment #551.
〈状況〉
Currently our ship is waiting off the port of Yokohama due to the delayed loading schedule of XYZ Liner's container vessel. It seems it will take another 15 to max 24 hours for them to finish the loading. Accordingly, our ship is tentatively schedule to duck on early Tuesday morning.
〈次のアクション（いつ連絡するか）〉
*I'll drop you a line as soon as our discharging schedule has been updated.
〈新たな依頼〉
*Meanwhile, could you send me the breakdown of your next shipment?
〈結辞〉
Best,
Mark
**********
［訳］
アンディへ
受注番号551の積み荷の最新の情報についてお知らせするためにメールを書いています。
現在XYZライナー社のコンテナ船の積荷スケジュールの遅れにより弊社の船は横浜港沖合で待機中です。（XYZライナー社の船は）まだあと15時間から最大で24時間は積み込みにかかりそうです。それに伴い、弊社の船は取りあえず火曜日の早朝に桟橋につける予定です。
荷揚げの予定が更新され次第連絡を入れます。
それを待つ間、御社の次の出荷の詳細をいただけますか。
よろしくお願いします。
マーク
「日本人学習者によく見られる間違い」に要注意
通常の英文では2文以上ないとパラグラフとして認められませんが、Eメールでは簡潔化のために1文でも（上記サンプル内「*」の付いた箇所のように）パラグラフを構成できます。
「１パラグラフ１アイデア」の鉄則に背くもう1つの悪い例が、すべての文を意味なく改行してしまうことです。例えば上記のメール内の文のすべてが同じように改行されているものをイメージしてみてください。これは日本人学習者によく見られる間違いですが、考えのまとまりが分かりにくい構成になるので避けましょう。
浅場 眞紀子
ビジネス英語研修会社Q-Leap 代表取締役社長
