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社葬当日に向けての事前準備
葬儀実行委員会の発足・招集
葬儀実行委員長を任命し、概算予算を決定。香典、供花の取り扱いを決めて、施行を任せられる業者を決定します。
社内通達
新聞やネットニュースなどに訃報記事が出ると、外部からの問合せが各部署に入りますので、社内通達はその前におこなう必要があります。基本方針の内容を社内に通達し、社外からの問合せに統一した回答ができるよう、社葬の日時や場所はもちろん、宗教形式や香典や供花の取り扱いについても情報を共有しておきます。
社外通知
社外への通知は、案内状送付リストを作成して、発送の手配をしていきます。案内状は、招待制にする場合は出欠の返信ハガキを同封するため、遅くとも1ヵ月前には発送が完了するようにしましょう。
供花を受け付ける場合は、供花の受付先の案内も記載します。最近は、メールでご案内を流し、ウェブフォームに出欠などの情報を記入していただくという方法を取るケースも増えてきています。
具体的準備
社内外への案内が終了したら、具体的な準備に入ります。
弔辞やお別れの言葉の依頼は、先方の都合もありますので、なるべく早めにお願いをします。取引先、業界関係者、政治家、故人との繋がりの深かった友人などに依頼することが多いようです。
当日お渡しする会葬礼状は、会葬者を予測して多めに手配します。会場から取り寄せた式場見取り図を参考にしながら式場レイアウトを決定していきます。祭壇の位置や椅子の配置、思い出コーナーや入口から出口までの動線などを1つひとつ検討します。
このほか、胸章や受付用筆記用具など、細かな備品の準備も必要となりますので、施行会社と相談しながら用意していきましょう。
式次第・タイムスケジュール・役割分担の決定
社葬当日の流れや役割について、具体的にイメージしながら決定していきます。セレモニーの式次第はもちろんですが、葬儀実行委員の集合時間、葬儀委員長、喪主、遺族の到着時間、係員の配置時間など詳細なタイムスケジュールを作成します。また、式次第は、司会者の読み上げる原稿と、BGMや映像などの指示も用意します。席次や献花の順番は、供花の配列と同様、十分な配慮が必要です。葬儀委員長を筆頭に個人と関係が深い順となるよう決めていきます。
前日リハーサル
社葬を成功に導くためには、前日にリハーサルと各種チェックを入念におこなっておくことが大切です。タイムスケジュールを確認し、式の進行に支障をきたすことがないように、動線と時間配分をチェックしましょう。
また、備品など不足しているものがないか、受付、クローク、待合所、席次、供花などの配置の確認など十分に検討し、問題点があれば調整しながら葬儀実行委員全員で最終打合せを行います。
